Aufträge automatisch erfassen mit KI – Von der E-Mail direkt ins ERP-System
Schluss mit manueller Auftragserfassung
In vielen Unternehmen werden Aufträge und Angebotsanfragen noch immer manuell aus E-Mails, PDFs oder Excel-Dateien in das ERP-System übertragen. Mitarbeiter öffnen E-Mails, suchen nach relevanten Informationen, vergleichen Artikelnummern, erfassen Positionen und prüfen Preise. Dieser Prozess ist zeitaufwendig, fehleranfällig und bindet wertvolle Ressourcen.
Mit der Auftrags-KI von OPTANIUM lässt sich dieser gesamte Prozess weitgehend automatisieren. Die Lösung analysiert eingehende E-Mails und Dokumente, erkennt Aufträge und Angebotsanfragen selbstständig und überträgt die Daten direkt in das ERP-System.
Wie funktioniert die Auftrags-KI?
Die Auftrags-KI besteht aus mehreren intelligenten Komponenten, die nahtlos zusammenarbeiten und jeden Schritt der Auftragsbearbeitung automatisieren.
Automatische Überwachung des E-Mail-Postfachs
Die Lösung wird direkt mit Microsoft 365 verbunden und überwacht beliebige Outlook-Ordner auf neue Nachrichten. Sobald eine neue E-Mail eingeht, wird sie automatisch erkannt und an die KI zur weiteren Verarbeitung übergeben.
Dabei spielt es keine Rolle, ob die Anfrage als einfache E-Mail, als PDF-Anhang oder als Excel-Datei eingeht. Die Auftrags-KI verarbeitet sämtliche relevanten Informationen automatisch.
Intelligente Erkennung von Aufträgen und Angeboten
Nicht jede eingehende E-Mail enthält einen Auftrag. Deshalb analysiert ein KI-Agent zunächst den Betreff, den Inhalt der Nachricht, den Absender sowie vorhandene Anhänge.
Zusätzlich werden bekannte Ansprechpartner und Besteller mit den Stammdaten des ERP-Systems abgeglichen. Auf Basis dieser Informationen berechnet die KI eine Wahrscheinlichkeit dafür, ob es sich tatsächlich um einen Auftrag oder eine Angebotsanfrage handelt.
Erreicht die Bewertung einen definierten Schwellwert, beispielsweise 90 %, wird die Nachricht automatisch zur weiteren Verarbeitung freigegeben.
Dokumentenanalyse mit modernster KI-Technologie
Im nächsten Schritt analysiert die Auftrags-KI sämtliche Anhänge und Dokumente.
Dabei können unter anderem folgende Informationen erkannt werden:
- Kundenname
- Ansprechpartner
- Lieferadresse
- Rechnungsadresse
- Artikelnummern
- Artikelbezeichnungen
- Gebindegrößen/ Qualitäten
- Mengen
- Einzelpreise
- Rabatte
- Lieferbedingungen
- Zahlungsbedingungen
- Steuersätze
Moderne multimodale KI-Modelle ermöglichen dabei die Verarbeitung unterschiedlichster Dokumenttypen – von klassischen PDF-Aufträgen bis hin zu komplexen Excel-Bestelllisten.
Automatischer Abgleich mit dem ERP-System
Die extrahierten Daten werden anschließend mit den vorhandenen Stammdaten des ERP-Systems verglichen.
Die KI prüft beispielsweise:
- Existiert der Kunde bereits?
- Ist die Artikelnummer bekannt?
- Stimmen Preise und Einheiten?
- Sind Lieferbedingungen plausibel?
Wenn alle Informationen eindeutig zugeordnet werden können, erfolgt die automatische Übergabe an das ERP-System.
Human-in-the-Loop: Der Mensch behält die Kontrolle
Vollständige Automatisierung bedeutet nicht, die Kontrolle abzugeben.
Kann die KI bestimmte Informationen nicht eindeutig erkennen oder bestehen Unstimmigkeiten zwischen Dokument und ERP-System, wird der Vorgang automatisch einem Mitarbeiter zur Prüfung vorgelegt.
Eine browserbasierte Oberfläche zeigt dabei auf der linken Seite das Originaldokument und auf der rechten Seite die von der KI erkannten Daten an. Fehlende Informationen können unmittelbar ergänzt oder korrigiert werden.
Dadurch bleibt die Datenqualität jederzeit gewährleistet.
Direkte Übergabe an das ERP-System
Nach erfolgreicher Prüfung werden die Daten automatisch an das ERP-System übertragen.
Je nach verfügbarer API-Funktionalität können dabei unterschiedliche Automatisierungsgrade umgesetzt werden:
- Anlage neuer Aufträge
- Anlage neuer Angebote
- Aktualisierung bestehender Vorgänge
- Versand von Auftragsbestätigungen
- Übergabe an Logistik- und Produktionsprozesse
Der gesamte Prozess erfolgt ohne Medienbrüche und ohne manuelle Dateneingabe.
Flexibel einsetzbar – Cloud oder On-Premises
Die Auftrags-KI basiert auf einer modernen Container-Architektur und kann sowohl in der Cloud als auch On-Premises betrieben werden.
Unternehmen profitieren von:
- Hoher Skalierbarkeit
- Einfachem Deployment
- Automatischen Updates
- Hoher Ausfallsicherheit
- Flexibler Integration in bestehende Systeme
Die Lösung unterstützt sowohl klassische ERP-Systeme als auch moderne API-basierte Plattformen.
Metadaten statt Programmierung
Ein besonderes Merkmal der Auftrags-KI ist ihre metadatenbasierte Architektur.
Geschäftsregeln, Dokumentlayouts, KI-Prompts, Rollen, Berechtigungen und Schnittstellenbeschreibungen werden nicht im Programmcode hinterlegt, sondern über Konfigurationen gesteuert.
Dadurch können neue Kunden, Dokumenttypen oder Geschäftsprozesse oft ohne Softwareentwicklung integriert werden.
Die Vorteile auf einen Blick
Durch den Einsatz der Auftrags-KI profitieren Unternehmen von einer Vielzahl messbarer Vorteile:
- Bis zu 80 % weniger manueller Erfassungsaufwand
- Schnellere Bearbeitung von Kundenaufträgen
- Höhere Datenqualität
- Weniger Erfassungsfehler
- Entlastung der Mitarbeiter im Innendienst
- Höhere Kundenzufriedenheit durch kürzere Reaktionszeiten
- Skalierbarkeit ohne zusätzliches Personal
Fazit
Die Auftrags-KI von OPTANIUM verbindet moderne KI-Technologien mit einer tiefen Integration in bestehende ERP-Prozesse. Unternehmen können damit ihre Auftragsabwicklung weitgehend automatisieren und gleichzeitig die Kontrolle über kritische Geschäftsvorgänge behalten.
Das Ergebnis ist eine deutlich höhere Effizienz, schnellere Durchlaufzeiten und eine nachhaltige Entlastung der Mitarbeiter im Vertriebsinnendienst.
Möchten Sie erfahren, wie die Auftrags-KI in Ihrem ERP-System eingesetzt werden kann? Sprechen Sie uns an – wir zeigen Ihnen gerne die Möglichkeiten in einer Live-Demonstration:
