Lieferanten- und Kundenfragebögen gehören zu den zeitraubendsten Aufgaben im Innendienst.
Ob QM, Einkauf, Compliance oder Vertrieb – ständig fordern Unternehmen neue Fragebögen an, oft in völlig unterschiedlichen Formaten:
- Excel-Dateien mit mehreren Tabellen
- Word-Dokumente mit offenen Textfeldern
- PDFs mit oder ohne Formularfelder
- Scans, die zuerst umständlich aufbereitet werden müssen
Der Inhalt ist fast immer ähnlich – aber das Format nie.
Und genau das führt zu stundenlanger, repetitiver Arbeit.
OPTANIUM hat eine KI-Lösung entwickelt, die Lieferantenfragebögen vollautomatisch ausfüllt, anhand hinterlegter Unternehmensdaten, und dabei kontinuierlich dazulernt.
Fragebögen automatisch ausfüllen – egal in welchem Format
Die KI verarbeitet:
- Excel (.xlsx, .xls)
- Word (.docx)
- PDF – mit und ohne Formularfelder
- sogar eingescannte Dokumente per OCR
Dabei erkennt sie:
- die Struktur des Dokuments
- Fragen, Tabellen und Freitextfelder
- Checkboxen, Dropdowns und Auswahlmöglichkeiten
- versteckte Formularfelder
- Abschnittslogiken (z. B. „Wenn ja, bitte ausfüllen…“)
Anschließend trägt die KI die passenden Unternehmensdaten ein – automatisch, schnell und konsistent.
Unternehmensdaten werden zentral verwaltet
Die KI greift auf ein zentrales Datenmodell zu, z. B.:
- Unternehmensname, Anschrift, Steuernummer, Handelsregister
- Zertifizierungen (ISO 9001, ISO 27001, etc.)
- Ansprechpartner, Telefonnummern, Funktionspostfächer
- Produkte & Leistungen
- Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien
- Produktionsstandorte
- Liefer– und Logistikprozesse
- Maschinen- oder Qualitätsmerkmale
- Material- und Compliance-Daten (z. B. REACH, RoHS, Nachhaltigkeit)
Diese Informationen werden dynamisch in die passenden Felder eingetragen.
Einmal gepflegt – überall richtig.
Der Innendienst prüft und ergänzt – bevor die Antwort zurückgeht
Nach dem automatischen Ausfüllen wird ein interner Review-Workflow ausgelöst:
- KI füllt den Fragebogen aus
- Innendienst öffnet die Datei in der Weboberfläche
- Unklare Stellen sind markiert („Confidence Score“)
- Mitarbeiter ergänzt oder korrigiert
- Dokument wird final als
- Excel
- Word
- oder PDF
exportiert
- Rücksendung direkt per E-Mail aus dem System
Damit bleibt der Mensch in der Verantwortung – die KI übernimmt die Routine.
Die KI lernt aus jedem ausgefüllten Fragebogen
Mit jedem Vorgang wird das System besser:
- Es erkennt, welche Informationen in welche Felder gehören
- Es versteht, wie Lieferanten unterschiedliche Fragen formulieren
- Es lernt die Präferenzen einzelner Branchen
- Es merkt sich firmenspezifische Besonderheiten
- Es entwickelt Regeln, welche Antworten zueinander passen
- Es reduziert den “Nachbearbeitungsaufwand” durch den Innendienst deutlich
Nach kurzer Zeit kann die KI 60–90 % aller Standardantworten fehlerfrei eintragen.
Die Vorteile für Unternehmen sind enorm
✔ Bis zu 90 % weniger Zeitaufwand
Keine stundenlangen Excel- oder PDF-Marathons mehr.
✔ Höhere Qualität & Konsistenz
Alle Antworten basieren auf einem zentralen, kontrollierten Datenmodell.
✔ Weniger Fehler
Keine Copy&Paste-Fehler, keine vergessenen Felder, keine veralteten Dokumente.
✔ Sofortige Reaktionsfähigkeit
Fragebögen werden innerhalb von Minuten, nicht Tagen, bearbeitet.
✔ Perfekt für ISO-zertifizierte Unternehmen
Konsistente Antworten sind ein Muss – KI hilft bei der Prozesssicherheit.
✔ Entlastung des Innendienstes
Wertvolle Mitarbeitende müssen nicht wiederkehrende Standardfragen beantworten.
Fazit: Lieferantenfragebögen gehören endlich nicht mehr zu den Zeitfressern im Innendienst
Mit der OPTANIUM-Fragebogen-KI wird ein vormals mühsamer Prozess:
- schneller
- fehlerfreier
- konsistent
- skalierbar
- und durch KI-Lernen immer besser
Unternehmen gewinnen wertvolle Zeit für echte Aufgaben – statt für repetitive Dateneingabe.
Nächster Schritt: Möchten Sie Ihre Fragebogenprozesse automatisieren?
Gerne zeigen wir Ihnen in einem kurzen Live-Demo-Termin:
- wie die KI echte Fragebögen erkennt
- wie Daten automatisch eingetragen werden
- wie der Review-Prozess aussieht
- wie viel Zeit & Kosten sich Ihr Unternehmen spart
