Die flokk Firmengruppe ist ein führender Anbieter von hochwertigen Büromöbeln und ergonomischen Lösungen. Mit einer breiten Palette an Marken wie HÅG, RH, Giroflex und Profim bietet flokk innovative Produkte für moderne Arbeitsumgebungen. Die Firmengruppe legt großen Wert auf Nachhaltigkeit und Designqualität, um das Wohlbefinden und die Produktivität der Mitarbeiter zu fördern. Mit langjähriger Erfahrung und einer starken Präsenz in über 80 Ländern ist flokk ein vertrauenswürdiger Partner für Unternehmen auf der Suche nach ergonomischen und ästhetisch ansprechenden Büromöbeln.

Für die Flokk GmbH entwickelte die OPTANIUM GmbH eine Vertriebsplattform zur Unterstützung des Außendienstes. Mit Hilfe der Plattform konnte der gesamte Vertragsprozess von Papier auf ein digitales Format umgestellt werden. Der Vertrieb muss keine Informationen mehr an den Innendienst weiter geben, der den Vertrag aufsetzt, versendet und den Kunden regelmäßig an die Unterschrift erinnert.

Der Vertrag wird digital beim Kunden erstellt, intern am Computer freigegeben und vom Kunden digital auf dem iPad (oder Computer oder Handy) unterzeichnet.

Zwischen Verhandlung und Unterschrift vergehen im besten Fall drei Minuten.

Der Status der Vertragsverhandlung kann jederzeit nachverfolgt und ausgewertet werden, für den Vertrieb sind alle Kunden übersichtlich dargestellt und es ist eine strukturierte Auswertung jederzeit möglich. Der gesamte Unterschriftsprozess ist digitalisiert worden und somit können Dokumente ohne Postlaufzeiten und auch bequem aus dem Home Office sofort unterzeichnet werden. Sämtliche Verträge werden nach der Unterzeichnung automatisch in einem revisionssicheren Archiv abgelegt und aufbewahrt.

Die Umsetzung erfolgte in nur vier Wochen und konnte so rechtzeitig vom Kunden zu Jahresbeginn eingesetzt werden. Die Entlastung des Vertriebspersonals von unübersichtlichen Papierverträgen durch eine übersichtliche Maske führte zu sehr positiven Effekten und erlaubt es, mehr Kunden zu betreuen. Für das Management hat das Tool den Vorteil, dass die Verträge standardisierter werden und besser ausgewertet können.

Die Anwendung wurde 2021 auf ELSA umgestellt. Nun kann flokk von umfangreichen, neuen Funktionen profitieren. Die Integration des Kundenservice (ebenfalls auf ELSA-Basis) ermöglicht es dem Vertrieb alle Servicetickets zu sehen: