• Excel-Dateien mit mehreren Tabellen
• Word-Dokumente mit offenen Textfeldern
• PDFs mit oder ohne Formularfelder
• Scans, die zuerst umständlich aufbereitet werden müssen

Der Inhalt ist fast immer ähnlich – aber das Format nie.
Und genau das führt zu stundenlanger, repetitiver Arbeit.

OPTANIUM hat eine KI-Lösung entwickelt, die Lieferantenfragebögen vollautomatisch ausfüllt, anhand hinterlegter Unternehmensdaten, und dabei kontinuierlich dazulernt.

Fragebögen automatisch ausfüllen – egal in welchem Format

Die KI verarbeitet:

• Excel (.xlsx, .xls)
• Word (.docx)
• PDF – mit und ohne Formularfelder
• sogar eingescannte Dokumente per OCR

Dabei erkennt sie:

• die Struktur des Dokuments
• Fragen, Tabellen und Freitextfelder
• Checkboxen, Dropdowns und Auswahlmöglichkeiten
• versteckte Formularfelder
• Abschnittslogiken (z. B. „Wenn ja, bitte ausfüllen…“)

Anschließend trägt die KI die passenden Unternehmensdaten ein – automatisch, schnell und konsistent.

Unternehmensdaten werden zentral verwaltet

Die KI greift auf ein zentrales Datenmodell zu, z. B.:

• Unternehmensname, Anschrift, Steuernummer, Handelsregister
• Zertifizierungen (ISO 9001, ISO 27001, etc.)
• Ansprechpartner, Telefonnummern, Funktionspostfächer
• Produkte & Leistungen
• Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien
• Produktionsstandorte
• Liefer– und Logistikprozesse
• Maschinen- oder Qualitätsmerkmale
• Material- und Compliance-Daten (z. B. REACH, RoHS, Nachhaltigkeit)

Diese Informationen werden dynamisch in die passenden Felder eingetragen.

Einmal gepflegt – überall richtig.

Der Innendienst prüft und ergänzt – bevor die Antwort zurückgeht

Nach dem automatischen Ausfüllen wird ein interner Review-Workflow ausgelöst:

1. KI füllt den Fragebogen aus
2. Innendienst öffnet die Datei in der Weboberfläche
3. Unklare Stellen sind markiert („Confidence Score“)
4. Mitarbeiter ergänzt oder korrigiert
5. Dokument wird final als
   • Excel
   • Word
   • oder PDF
     exportiert
6. Rücksendung direkt per E-Mail aus dem System

Damit bleibt der Mensch in der Verantwortung – die KI übernimmt die Routine.

Die KI lernt aus jedem ausgefüllten Fragebogen

Mit jedem Vorgang wird das System besser:

• Es erkennt, welche Informationen in welche Felder gehören
• Es versteht, wie Lieferanten unterschiedliche Fragen formulieren
• Es lernt die Präferenzen einzelner Branchen
• Es merkt sich firmenspezifische Besonderheiten
• Es entwickelt Regeln, welche Antworten zueinander passen
• Es reduziert den “Nachbearbeitungsaufwand” durch den Innendienst deutlich

Nach kurzer Zeit kann die KI 60–90 % aller Standardantworten fehlerfrei eintragen.

Die Vorteile für Unternehmen sind enorm

Bis zu 90 % weniger Zeitaufwand

Keine stundenlangen Excel- oder PDF-Marathons mehr.

Höhere Qualität & Konsistenz

Alle Antworten basieren auf einem zentralen, kontrollierten Datenmodell.

Weniger Fehler

Keine Copy&Paste-Fehler, keine vergessenen Felder, keine veralteten Dokumente.

Sofortige Reaktionsfähigkeit

Fragebögen werden innerhalb von Minuten, nicht Tagen, bearbeitet.

Perfekt für ISO-zertifizierte Unternehmen

Konsistente Antworten sind ein Muss – KI hilft bei der Prozesssicherheit.

Entlastung des Innendienstes

Wertvolle Mitarbeitende müssen nicht wiederkehrende Standardfragen beantworten.

Fazit: Lieferantenfragebögen gehören endlich nicht mehr zu den Zeitfressern im Innendienst

Mit der OPTANIUM-Fragebogen-KI wird ein vormals mühsamer Prozess:

• schneller
• fehlerfreier
• konsistent
• skalierbar
• und durch KI-Lernen immer besser

Unternehmen gewinnen wertvolle Zeit für echte Aufgaben – statt für repetitive Dateneingabe.

Nächster Schritt: Möchten Sie Ihre Fragebogenprozesse automatisieren?

Gerne zeigen wir Ihnen in einem kurzen Live-Demo-Termin:

• wie die KI echte Fragebögen erkennt
• wie Daten automatisch eingetragen werden
• wie der Review-Prozess aussieht
• wie viel Zeit & Kosten sich Ihr Unternehmen spart

Viele Vertriebsmitarbeitende kämpfen mit denselben Herausforderungen:

• fehlende Informationen während des Gesprächs
• langwierige Nachbereitung
• manuelles Erstellen von Angeboten
• unübersichtliche CRM-Systeme
• Kunden, die sofort Antworten erwarten

Genau hier setzt eine moderne Sales-KI an – eine neue Generation intelligenter Assistenten, die live im Gespräch unterstützen, perfekt vorbereitet sind, alle Daten kennen und administrative Aufgaben in Echtzeit übernehmen.

OPTANIUM entwickelt solche Sales-KI-Lösungen speziell für mittelständische Unternehmen, die ihren Vertrieb nachhaltig modernisieren möchten.

Die Sales-KI hört Vertriebs­gespräche live mit – und hilft sofort bei der Argumentation

Dank moderner Spracherkennungstechnologien kann die KI Vertriebsgespräche:

• mithören (telefonisch oder über Teams/Zoom)
• verstehen, welche Fragen der Kunde stellt
• live Argumente vorschlagen, die genau zur Situation passen
• produktbezogene Mehrwerte hervorheben
• Einwände erkennen und passende Antworten liefern

Der Vertriebsmitarbeiter bekommt auf seinem Bildschirm dezente Hinweise, z. B.:

• „Kunde fragt nach Lieferzeit → Antwort: 7–10 Tage, aktuell 42 Stück verfügbar.“
• „Interessiert an Produktserie X → Cross-Selling-Möglichkeit: Zubehör Y.“
• „Preisbedenken → Hinweis auf Mengenrabatt nennen.“

Das Ergebnis: Mehr Sicherheit, mehr Trefferquote, weniger verlorene Chancen.

Die KI kennt alle Produkteigenschaften – und jedes Detail des Kunden

Die Sales-KI ist mit den internen Systemen verbunden:

• Produktdatenbanken / PIM
• CRM-Systemen
• ERP-Daten (Preise, Verfügbarkeiten, Seriennummern)
• Servicehistorien
• Dokumentenmanagement

Dadurch weiß die KI während des Gesprächs:

• Welche Produkte der Kunde nutzt
• Welche Angebote er früher erhalten hat
• Welche Reklamationen oder Servicefälle es gab
• Wofür der Kunde sich üblicherweise interessiert
• Welche Preisstufen, Rabatte oder Verträge gelten
• Welche Argumente bei ähnlichen Kunden am besten funktionieren

Diese 360°-Sicht ermöglicht maßgeschneiderte Empfehlungen, die sich in Echtzeit anpassen.

Automatischer Versand von Produktflyern und Unterlagen

Sobald ein Kunde nach Informationen fragt, kann die KI:

• den passenden Flyer finden
• technische Datenblätter zusammenstellen
• individualisierte PDFs generieren
• per Mail versenden – noch während des Telefonats

Der Vertriebsmitarbeiter muss weder suchen noch manuell Dateien verschicken.

Terminplanung mit Outlook – automatisch und ohne Klicks

Die KI integriert sich in Outlook und kann:

• freie Zeitfenster des Vertriebsmitarbeiters erkennen
• Kunden geeignete Termine vorschlagen
• Einladungen per E-Mail versenden
• Videolinks automatisch hinzufügen
• alle Informationen im CRM aktualisieren

Damit entfällt die mühsame Abstimmung per Mail.

Angebote erstellen – während der Kunde am Telefon ist

Einer der größten Gamechanger:

Die Sales-KI erstellt Angebote in Echtzeit.

Basierend auf dem Gespräch erkennt sie:

• welche Produkte gemeint sind
• welche Mengen sinnvoll sind
• welche Preise & Rabatte gelten
• welche Optionen erwähnt wurden
• welche Bedingungen wichtig sind

Das ERP erhält direkt einen Angebotsentwurf – vollständig und fehlerfrei.

Der Vertriebsmitarbeiter muss nur noch bestätigen.
In vielen Fällen kann die KI sogar direkt:

• Angebote in Aufträge umwandeln
• den Auftrag im ERP anlegen
• eine Auftragsbestätigung auslösen

Das verkürzt den Verkaufszyklus dramatisch.

Nachbearbeitungszeit: nahe null

Dank automatisierter Dokumentation:

• Gesprächszusammenfassungen entstehen automatisch
• CRM-Einträge werden vollständig erzeugt
• Aufgaben, Follow-ups, Erinnerungen werden gesetzt
• verschickte Dokumente, Termine und Angebote werden abgespeichert

Was früher 20–40 Minuten dauerte, erledigt die KI in unter einer Sekunde.

Warum der Mittelstand von einer Sales-KI besonders profitiert

Unternehmen erzielen damit:

massiv beschleunigte Angebotszyklen

weniger Fehler bei Preisen und Produktkonfigurationen

höhere Abschlussquote dank Echtzeit-Argumentation

deutliche Entlastung des Vertriebs

perfekte CRM-Datenqualität

24/7-Erreichbarkeit für einfache Anfragen

professionelleres Kundenerlebnis

Gerade in Märkten mit hohem Wettbewerb und komplexen Produkten ist das ein enormer Vorteil.

OPTANIUM Sales-KI: Maßgeschneiderte Lösungen für den deutschen Mittelstand

OPTANIUM kombiniert:

• KI-basierte Sprachanalyse
• Large Language Models
• CRM- und ERP-Integrationen
• Produktdaten-Management
• Echtzeit-Automation
• E-Mail- und Kalenderintegration

und schafft daraus spezialisierte Vertriebsassistenten, die perfekt auf die Branche und Produktwelt eines Unternehmens abgestimmt sind.

Durch unsere deutsche Beratung + indische Entwicklungsteams bieten wir eine Lösung, die leistungsstark, schnell implementierbar und kostenattraktiv ist.

Die Sales-KI ist der neue stärkste Mitarbeiter im Vertrieb

Unternehmen, die ihren Vertrieb mit KI unterstützen, erleben:

• höhere Effizienz
• bessere Kundenerlebnisse
• deutlich mehr Abschlüsse
• spürbar reduzierte Nacharbeit

Die Zukunft des Vertriebs ist hybrid:
Menschliche Überzeugung + KI-gestützte Perfektion.

Nächster Schritt: Möchten Sie eine Sales-KI in Ihrem Unternehmen einführen?

In einem unverbindlichen Erstgespräch zeigen wir, wie schnell und realistisch sich Sales-KI in Ihrem Unternehmen einsetzen lässt – vom Live-Mithören bis zur vollautomatischen Angebotserstellung.

OPTANIUM – KI, die wirklich Arbeit abnimmt.

Doch moderne KI-Systeme lösen genau diese Probleme – nicht mit futuristischen Visionen, sondern mit konkreten, sofort nutzbaren Funktionen.

OPTANIUM entwickelt und implementiert Support-KIs, die Kundenanfragen automatisch entgegennehmen, analysieren, beantworten und sogar Ersatzteilprozesse vollständig digital auslösen können.

Multichannel-Support: Telefon, E-Mail, Chat – vollautomatisch

Unsere Support-KIs können auf allen gängigen Kanälen aktiv werden:

• Telefonisch über Voicebots mit natürlicher Sprache
• Per E-Mail mit automatischer Analyse, Klassifizierung und Antwortgenerierung
• Über Chatbots auf Websites, Apps, Portalen und Mitarbeiter-Intranets

Dabei erkennen sie automatisch:

• das Anliegen
• den Kunden
• die Dringlichkeit
• die relevanten Daten und Dokumente

Und leiten daraus konkrete Aktionen ab – ohne menschlichen Aufwand.

Automatische Lösungssuche: CRM, Ticketsystem und Wissensdatenbank integriert

Sobald eine Anfrage eingeht, durchsucht die KI sämtliche relevanten Systeme:

• CRM-Einträge
• historische Tickets
• FAQ-Artikel
• interne Dokumente
• Produktdatenbanken
• Servicerichtlinien
• Ersatzteilkataloge

Die KI erkennt Muster und Kontext, gleicht das Problem mit bekannten Fällen ab und schlägt sofort passende Lösungen vor oder beantwortet die Anfrage direkt.

Das Ergebnis:
Antwortzeiten sinken von Minuten oder Stunden auf wenige Sekunden.

Direkte Antworten an den Kunden – auf Wunsch mit Dokument-Download

Die Support-KI kann den Kunden:

• telefonisch informieren
• per E-Mail antworten
• per Chat konkrete Schritte erklären
• automatisch Dokumente bereitstellen (Anleitungen, Zeichnungen, Prüfprotokolle, Ersatzteilübersichten)

Alle Inhalte werden dynamisch generiert oder aus dem CRM/ERP gezogen – mit exakt den Daten, die für den Kunden relevant sind.

Ersatzteilbestellungen automatisch im ERP anlegen

Einer der stärksten Anwendungsfälle im Service:

Automatisierte Ersatzteilbestellung.

Die KI kann:

1. Das Problem identifizieren
2. Das passende Ersatzteil bestimmen
3. die Seriennummer oder das Modell validieren
4. den Lagerbestand prüfen
5. eine Bestellung im ERP anlegen
6. die Bestätigung an den Kunden senden

Dabei nutzt sie Standards wie:

• REST/JSON
• EDIFACT
• ERP-spezifische APIs
• OData (z. B. bei SAP, Uniconta)
• PAPI (z. B. bei proALPHA)

Die Bestellung landet sofort im ERP – wie von einem Mitarbeiter erfasst.

Weniger Aufwand im Support – mehr Qualität für Kunden

Unternehmen profitieren in mehreren Dimensionen:

Entlastung der Support-Teams

Wiederkehrende Standardanfragen werden vollautomatisch bearbeitet.

Kürzere Wartezeiten

Kunden erhalten sofort Hilfe – noch bevor ein Mensch verfügbar wäre.

Weniger Fehler

Keine falschen Artikelnummern, keine vergessenen Anhänge, keine vertauschten Daten.

24/7-Bereitschaft

Auch außerhalb der Öffnungszeiten bleibt der Service erreichbar.

Direkte Kosteneinsparungen

Support-KIs übernehmen Routineaufgaben, sodass menschliche Mitarbeitende sich um komplexe Fälle kümmern können.

Die OPTANIUM-Support-KI: Auf Mittelstand ausgerichtet

OPTANIUM kombiniert:

• KI-gestützte Sprachsysteme
• Automatische E-Mail-Verarbeitung
• Chatbots mit Wissensdatenbank-Anbindung
• CRM-, ERP- und Ticketsystem-Integrationen
• Ersatzteil- und Produktdatenmodelle

und baut daraus maßgeschneiderte Support-KI-Lösungen, die genau auf die Abläufe eines Unternehmens abgestimmt sind.

Durch die Verbindung unserer deutschen Senior-Beratung mit unserer indischen Entwicklungsorganisation in Chennai schaffen wir Systeme, die leistungsfähig, schnell umsetzbar und wirtschaftlich attraktiv sind – perfekt für mittelständische Serviceorganisationen.

Fazit: Die Zukunft des Kundensupports ist automatisiert – und beginnt jetzt

Support-KIs sind keine Zukunftsvision mehr, sondern ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.
Unternehmen, die früh einsteigen, profitieren von:

• besseren Kundenbeziehungen
• effizienteren Prozessen
• niedrigeren Kosten
• höherer Verfügbarkeit
• weniger Stress für Service-Mitarbeitende

OPTANIUM macht den Einstieg einfach: pragmatisch, planbar und mit sofort messbarem Nutzen.

Nächster Schritt: Wollen Sie Ihren Support automatisieren?

In einem kostenfreien Erstgespräch (45–60 Minuten) zeigen wir Ihnen:

• welche Support-Prozesse sofort automatisierbar sind
• wie die Integration in CRM/ERP aussieht
• welche Einsparpotenziale realistisch sind
• und wie Sie in wenigen Wochen ein produktives Pilotprojekt starten können

Wir haben uns darauf spezialisiert, KI nicht nur zu planen, sondern wirklich in die Organisation zu bringen. Unser Ansatz kombiniert regionale Verankerung mit internationaler Umsetzungskompetenz – und genau das macht den Unterschied.

Unsere Mission: Mittelständische Unternehmen in wirtschaftlich anspruchsvollen Zeiten stärken

Der deutsche Mittelstand befindet sich in einem tiefgreifenden Wandel. Viele Unternehmen müssen gleichzeitig:

• Kosten reduzieren
• Prozesse verschlanken
• Lieferzeiten verkürzen
• neue digitale Geschäftsmodelle entwickeln
• und Mitarbeitende gezielt entlasten

In solchen Phasen ist es wichtig, Technologie nicht als Kostenblock, sondern als strategischen Hebel zu nutzen.

OPTANIUM liefert genau dort Unterstützung, wo Unternehmen sie jetzt brauchen: schnell, pragmatisch und mit messbarem Nutzen.

Was OPTANIUM für Unternehmen tut

KI, die echte Probleme löst – statt nur Visionen zu erzeugen

Wir entwickeln und implementieren konkrete KI-Lösungen, die Fachbereiche sofort weiterbringen:

• Automatisierung in Produktion, Logistik, Einkauf, Backoffice
• KI-basierte Assistenzsysteme für Teams und Abteilungen
• Datenanalyse, Modelltraining und intelligente Entscheidungsunterstützung
• Tools zur Angebots- und Auftragsautomatisierung
• Interne ChatGPT-ähnliche Systeme für Wissen & Dokumentation
• Branchenlösungen für Industrie, Verwaltung, Handel und Dienstleistung

Unser Fokus: Praxis statt PowerPoint.

Umsetzung ohne Risiko: Keine Festanstellung, keine Fixkosten

Viele Unternehmen möchten KI einführen, scheuen aber die Risiken einer Festanstellung oder die hohen Kosten großer Beratungen.

OPTANIUM bietet eine Alternative:
Senior-KI-Expertise ohne Personalaufbau, jederzeit skalierbar und vollständig transparent.

• keine langfristigen Verträge
• modular buchbare Leistungen
• flexible Projektgrößen – vom PoC bis zur Skalierung
• volle Kostentransparenz

Schneller Start: Senior-Know-how statt Recruiting-Risiko

Ein neuer Mitarbeiter benötigt Einarbeitung, Setup, Infrastruktur und internes Wissen.

Wir starten innerhalb weniger Tage.

Alle Architektur-, Analyse- und Designprozesse erfolgen in Deutschland, bei Bedarf direkt bei Ihnen vor Ort.
Die technische Umsetzung übernimmt auf Wunsch zusätzlich unser indisches Entwicklerteam.

Kostenvorteile durch internationale Entwicklungsressourcen

Durch unsere Tochtergesellschaft OPTANIUM IT Services Pvt. Ltd. in Chennai können wir:

• hochwertige Softwareentwicklung
• stabile Integrationen
• KI-Modelle & Datenpipelines

zu international wettbewerbsfähigen Preisen anbieten – ohne Abstriche bei Qualität oder Sicherheit.

Das schafft gerade in angespannten wirtschaftlichen Zeiten echte Freiräume.

Sofort messbare Ergebnisse: KI als Produktivitätsbooster

In jedem Unternehmen gibt es Tätigkeiten, die ideal für Automatisierung geeignet sind:

• wiederkehrende Verwaltungsaufgaben
• manuelle Dateneingaben
• Papiervorgänge
• Angebots- und Auftragsprozesse
• Kundenservice- und Reklamationsfälle
• Recherche- und Wissensarbeit
• Produktions- und Dispositionsprozesse

OPTANIUM identifiziert diese Potenziale innerhalb der ersten 10 Tage und bietet sofort umsetzbare Schritte – damit KI nicht Zukunftsmusik ist, sondern Produktivität heute erhöht.

Regionale Verbundenheit trifft globales Know-how

Als deutsches Unternehmen kennen wir die Herausforderungen mittelständischer Industriebetriebe aus nächster Nähe.
Wir arbeiten eng mit regionalen, deutschen und internationalen Partnern zusammen und verstehen sowohl die Anforderungen traditioneller Fertigung als auch die Dynamik moderner Digitalprojekte.

Diese Kombination aus lokaler Nähe und globaler technischer Stärke macht OPTANIUM zum idealen strategischen KI-Partner für Unternehmen, die jetzt handeln müssen.

KI ist kein Luxus – sie ist der entscheidende Faktor für Wettbewerbsfähigkeit

er Mittelstand muss in den kommenden Jahren effizienter, digitaler und fokussierter werden.
Mit OPTANIUM als Umsetzungspartner erhalten Unternehmen Zugang zu:

• Senior-KI-Expertise
• moderner Softwareentwicklung
• schneller und skalierbarer Projektumsetzung
• klaren, transparenten Kosten
• praxisorientierten Lösungen mit echtem Nutzen

Wer heute beginnt, wird morgen vorne liegen!

Sprechen wir über Ihre KI-Potenziale

Sie möchten wissen, welche konkreten KI-Anwendungen in Ihrem Unternehmen kurzfristig Nutzen stiften können – ohne große Vorprojekte, ohne Bullshit-Bingo?

Dann lassen Sie uns sprechen.

• Wir analysieren in einem kostenfreien Erstgespräch (ca. 45–60 Minuten) Ihre aktuelle Situation
• identifizieren 3–5 konkrete KI-Potenziale mit messbarem Nutzen
• und skizzieren ein schlankes, risikoarmes Vorgehen – passend zu Ihren Ressourcen und Ihrer Unternehmenssituation.

OPTANIUM – Wir bringen KI dorthin, wo sie wirklich wirkt: in Ihre Prozesse!

Jetzt Gespräch anfragen: Nutzen Sie unser Kontaktformular.

Stammdaten einfach, sicher & schnell in proalpha importieren – mit dem Easy Data Loader von OPTANIUM!

Wer kennt’s nicht? Der Datenimport über den MigMan ist oft alles andere als intuitiv – gerade bei der Einführung oder beim Nachladen von Stamm- und Bewegungsdaten. Unsere Kunden wollten es einfacher – wir haben geliefert!

Der Easy Data Loader macht den Datenimport aus Excel in proALPHA so einfach wie nie zuvor – Excel-Kenntnisse reichen völlig aus!

Bekannte Struktur: Nach dem Login in unser OPTANIUM-Portal erwartet Sie die vertraute Menüstruktur von proALPHA – mit allen Menüpunkten und Datensätzen in übersichtlicher Tabellenform.
Intuitiv arbeiten: Statt kryptischer Schlüssel arbeiten Sie mit benutzerfreundlichen Texten (z. B. „Stück“ statt „0“ für die Teileart).
Fehlerfreie Uploads: Der Easy Data Loader prüft Ihre Daten vor dem Import – klare Fehlermeldungen im Klartext (z. B. „Werteflussgruppe nicht vorhanden!“) sorgen dafür, dass Ihr Upload zu 100 % reibungslos läuft.
Flexibel & sicher: Auch versehentlich hochgeladene Massendaten lassen sich gemäß der proALPHA-Geschäftsregeln wieder entfernen.

Neugierig geworden? Im Anhang finden Sie eine kompakte Präsentation mit den wichtigsten Funktionen des Easy Data Loaders.

Bei Interesse einfach melden: Marcel Nebel, Geschäftsführer, Mobil: 0173 2138872, E-Mail: marcel.nebel@optanium.com