Datenschutzerklärung „clever workplace“ nach der Datenschutz-Grundverordnung
(DSGVO)

Die App erfüllt den Zweck der Führung eines Verzeichnisses der Auslastung von Arbeitsplätzen in vom Auftraggeber genutzten Immobilien, einschließlich Stellplätzen und weiterer Objekte wie zum Beispiel Ladesäulen.

§ 1 Allgemein

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst und behandeln diese vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung. Diese Datenschutzerklärung gilt für unsere mobilen iPhone- und Android Apps (im Folgenden „APP“). In ihr werden Art, Zweck und Umfang der Datenerhebung im Rahmen der APP-Nutzung erläutert. Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Mit dem Herunterladen unserer Applikation aus dem Appstore oder Android Market haben Sie sich gegenüber dem jeweiligen Appstore z.B. über Ihre Apple ID legitimiert. Die Datenschutzrichtlinien von Apple und Google entsprechen derzeit nicht vollständig den Anforderungen der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Eine mit der Europäischen Datenschutzgrundverordnung nicht im Einklang stehende Verwendung der im Zusammenhang mit dem Download oder der Nutzung der Applikationen erhobenen Daten durch Apple oder Google kann von Seiten der OPTANIUM GmbH daher nicht ausgeschlossen werden. Die OPTANIUM GmbH hat darauf keinen Einfluss. Eine Weitergabe von Daten durch die OPTANIUM GmbH an Apple oder Google erfolgt jedoch nicht.

(1) Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung im Rahmen dieser APP ist:

OPTANIUM GmbH
Am Rollgraben 27
D – 61184 Karben
E-Mail: webmaster@optanium.com
Webseite: www.optanium.com
Tel.: +49 6034 67700 0

„Verantwortliche Stelle“ ist die Stelle, die personenbezogene Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen, etc.) erhebt, verarbeitet oder nutzt.

(2) Datenschutzbeauftragter

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

OPTANIUM GmbH
Am Rollgraben 27
D – 61184 Karben
E-Mail: datenschutz@optanium.com
Tel.: +49 6034 67700 62

(3) Allgemeine Speicherdauer personenbezogener Daten

Vorbehaltlich abweichender oder konkretisierender Angaben innerhalb dieser Datenschutzerklärung werden die von dieser APP erhobenen personenbezogenen Daten gespeichert, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Sofern eine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung oder ein sonstiger gesetzlich anerkannter Grund zur Speicherung der Daten (z. B. berechtigtes Interesse) besteht, werden die betreffenden personenbezogenen Daten nicht vor Wegfall des jeweiligen Aufbewahrungsgrundes gelöscht.

(4) Rechtsgrundlage zur Speicherung personenbezogener Daten

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist nur zulässig, wenn eine wirksame Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten besteht. Sofern wir Ihre Daten verarbeiten, geschieht dies regelmäßig auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TTDSG , zum Zwecke der Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (z. B. bei Nutzung von In-APP-Käufen oder der Nutzung sonstiger kostenpflichtiger APP-Funktionen) oder aufgrund berechtigter Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, die stets mit Ihren Interessen abgewogen werden (z. B. im Rahmen von Werbemaßnahmen). Die jeweils einschlägigen Rechtsgrundlagen werden ggf. an gesonderter Stelle im Rahmen dieser Datenschutzerklärung konkretisiert.

(5) Verschlüsselung

Diese APP nutzt aus Gründen der Sicherheit und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel der Anfragen, die Sie an uns als APP Betreiber senden, oder der Kommunikation der APP-Nutzer untereinander, eine Verschlüsselung. Durch diese Verschlüsselung wird verhindert, dass die Daten, die Sie übermitteln, von unbefugten Dritten mitgelesen werden können.

(6) Sicherheit

Wir haben technische und administrative Sicherheitsvorkehrungen getroffen um Ihre personenbezogenen Daten gegen Verlust, Zerstörung, Manipulation und unautorisierten Zugriff zu schützen. All unsere Mitarbeiter sowie für uns tätige Dienstleister sind auf die gültigen Datenschutzgesetze verpflichtet.

Wann immer wir personenbezogene Daten sammeln und verarbeiten werden diese verschlüsselt, bevor sie übertragen werden. Das heißt, dass Ihre Daten nicht von Dritten missbraucht werden können. Unsere Sicherheitsvorkehrungen unterliegen dabei einem ständigen Verbesserungsprozess und unsere Datenschutzerklärungen werden ständig überarbeitet.

(7) Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzbestimmungen unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben jederzeit zu ändern.

§ 2 Ihre Rechte

Die DSGVO gewährt Betroffenen, deren personenbezogene Daten von uns verarbeitet werden, bestimmte Rechte, über die wir Sie an dieser Stelle aufklären möchten:

(1) Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer Einwilligung möglich. Diese werden wir vor Beginn der Datenverarbeitung ausdrücklich bei Ihnen einholen. Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt.

WIDERSPRUCHSRECHT GEGEN DIE DATENERHEBUNG IN BESONDEREN
FÄLLEN SOWIE GEGEN DIREKTWERBUNG (ART. 21 DSGVO)

WENN DIE DATENVERARBEITUNG AUF GRUNDLAGE VON ART. 6 ABS. 1 LIT.
E ODER F DSGVO ERFOLGT, HABEN SIE JEDERZEIT DAS RECHT, AUS GRÜNDEN, DIE SICH AUS IHRER BESONDEREN SITUATION ERGEBEN, GEGEN DIE VERARBEITUNG SIE BETREFFENDER PERSONENBEZOGENER DATEN WIDERSPRUCH EINZULEGEN; DIES GILT AUCH FÜR EIN AUF DIESE BESTIMMUNGEN GESTÜTZTES PROFILING. DIE JEWEILIGE RECHTSGRUNDLAGEN, AUF DENEN EINE VERARBEITUNG BERUHT, ENTNEHMEN SIE DIESER DATENSCHUTZERKLÄRUNG. WENN SIE WIDERSPRUCH EINLEGEN, WERDEN WIR DIE BETROFFENEN PERSONENBEZOGENEN DATEN NICHT MEHR VERARBEITEN, ES SEI DENN, WIR KÖNNEN ZWINGENDE SCHUTZWÜRDIGE GRÜNDE FÜR DIE VERARBEITUNG NACHWEISEN, DIE IHRE INTERESSEN, RECHTE UND FREIHEITEN ÜBERWIEGEN ODER DIE DER VERARBEITUNG DER GELTENDMACHUNG, AUSÜBUNG ODER VERTEIDIGUNG VON RECHTSANSPRÜCHEN DIENEN. WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN VERARBEITET, UM DIREKTWERBUNG ZU BETREIBEN, SO HABEN SIE DAS RECHT, JEDERZEIT WIDERSPRUCH GEGEN DIE VERARBEITUNG SIE BETREFFENDER PERSONENBEZOGENER DATEN ZUM ZWECKE DERARTIGER WERBUNG EINZULEGEN; DIES GILT AUCH FÜR DAS PROFILING, SOWEIT ES MIT SOLCHER DIREKTWERBUNG IN VERBINDUNG STEHT. WENN SIE WIDERSPRECHEN, WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN ANSCHLIESSEND NICHT MEHR ZUM ZWECKE DER DIREKTWERBUNG VERWENDET.

(2) Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe.

(3) Auskunft, Löschung und Beseitigung

Sie haben jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung sowie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit unter der im Impressum angegebenen Adresse an uns wenden.

(4) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Hierzu können Sie sich jederzeit unter der im Impressum angegebenen Adresse an uns wenden. Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung besteht in folgenden Fällen:

• Wenn Sie die Richtigkeit Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten bestreiten, benötigen wir in der Regel Zeit, um dies zu überprüfen. Für die Dauer der Prüfung haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
• Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unrechtmäßig geschah / geschieht, können Sie statt der Löschung die Einschränkung der Datenverarbeitung verlangen.
• Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr benötigen, Sie sie jedoch zur Ausübung, Verteidigung oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigen, haben Sie das Recht, statt der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
• Wenn Sie einen Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben, muss eine Abwägung zwischen Ihren und unseren Interessen vorgenommen werden. Solange noch nicht feststeht, wessen Interessen überwiegen, haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

Wenn Sie die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt haben, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

(5) Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.

§ 3 Zugriffsrechte der App

Zur Bereitstellung unserer Dienste über die APP benötigen wir die im folgenden aufgezählten Zugriffsrechte, die es uns ermöglichen, auf bestimmte Funktionen Ihres Geräts zuzugreifen.

Kamera

Der Zugriff auf die Gerätefunktionen ist erforderlich, um die Funktionalitäten der APP zu gewährleisten. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist unser berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Ihre Einwilligung im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TTDSG und – sofern ein Vertrag geschlossen wurde – die Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Die Speicherdauer für die so erfassten Daten kann durch den Kunden selbst eingestellt werden:

• Anonymisierungsfrist pro Feld
• Löschfrist pro Datensatz

§ 4 Erfassung personenbezogener Daten im Rahmen der APP-Nutzung

(1) Allgemein

Wenn Sie unsere APP nutzen, erfassen wir folgende personenbezogene Daten von Ihnen:

• E-Mail-Adresse
• Passwort (außer bei der Nutzung von Microsoft 365)
• Mac-Adressen
• Datum der ersten Anmeldung
• Vor- und Nachname (optional)
• Sprache (optional)
• Abteilung (optional)
• Telefonnummer (optional)
• Status (aktiv, inaktiv, blokiert) (optional)
• Handynummer (optional)
• Heimatbüro (optional)
• Bevorzugte Buchung (z.B. Etage) (optional)
• Präferenzen des Nutzers (optional)
o Anzeigenname
o Liste Lieblings Arbeitsplätze
o Liste bevorzugte Kollegen
o Einwilligung gesehen zu werden
o Einwilligung Push-Benachrichtigungen zu erhalten

Die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten ist erforderlich, um die Funktionalitäten der APP zu gewährleisten. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist unser berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Ihre Einwilligung im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TTDSG und – sofern ein Vertrag geschlossen wurde – die Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Die Speicherdauer für die so erfassten Daten kann durch den Kunden selbst eingestellt werden:

• Anonymisierungsfrist pro Feld
• Löschfrist pro Datensatz

(2) Anfrage innerhalb der APP, per E-Mail, Telefon oder Telefax

Wenn Sie uns kontaktieren (z. B. per E-Mail oder Telefon), wird Ihre Anfrage inklusive aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten (z. B. Name, Anfrage) zum Zwecke der Bearbeitung Ihres Anliegens bei uns gespeichert und verarbeitet. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und/oder auf unseren berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), da wir ein berechtigtes Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen haben. Die von Ihnen an uns per Kontaktanfrage übersandten Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihres Anliegens). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere gesetzliche Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt. Wir geben Ihre Daten nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

(3) Buchungsvorgang

Wenn Sie unsere APP für die Buchung nutzen, erfassen wir weitere folgende personenbezogene Daten von Ihnen:

• Benutzerkennung
• Buchungsdatum
o Startzeit
o Endzeit
• Gegenstandskennung
o Arbeitsplatz
o Konferenzraum
o Ladesäule
o Stellplatz

Die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten ist erforderlich, um die Funktionalitäten der APP zu gewährleisten. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist unser berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Ihre Einwilligung im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TTDSG und – sofern ein Vertrag geschlossen wurde – die Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Die Speicherdauer für die so erfassten Daten kann durch den Kunden selbst eingestellt werden:

• Anonymisierungsfrist pro Feld
• Löschfrist pro Datensatz

§ 5 Cookies

Die App verwendet teilweise so genannte Cookies. Cookies richten auf Ihrem Endgerät keinen Schaden an und enthalten keine Viren. Cookies dienen dazu, unser Angebot nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät abgelegt werden und die Ihr Browser speichert.
Die von uns verwendeten Cookies sind so genannte „Session-Cookies“. Sie werden nach dem Ende Ihres Besuches automatisch gelöscht.

§ 6 Datenanalyse

Wenn Sie auf eine APP zugreifen, kann Ihr Verhalten mit Hilfe bestimmter Analyse-Werkzeuge statistisch ausgewertet werden. Der Betreiber dieser App setzt KEINE Analyse Werkzeuge dieser Art ein.

§ 7 Technische Dienstleister

Der Verantwortliche hat für den sicheren Betrieb der App verschiedene Dienstleister engagiert. Der Verantwortliche hat mit allen technischen Dienstleistern eine „Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung“ abgeschlossen.

Aktuelle technische Dienstleister:
Interxion Datacenter in Frankfurt
Hanauer Landstraße 302
60314 Frankfurt am Main

Zweck: Bereitstellung der Server und technischen Infrastruktur.

OPTANIUM IT Services Pvt Ltd in Indien
No. 11, Campus Tek Towers,Old Mahabalipuram Road
Okkium Thuraipakkam Village
Chennai – 600097

Zweck: Entwicklung von Softwarekomponenten ohne Zugriff auf personenbezogene Daten.

Stand: 03/2023