Schluss mit manueller Auftragserfassung

In vielen Unternehmen werden Aufträge und Angebotsanfragen noch immer manuell aus E-Mails, PDFs oder Excel-Dateien in das ERP-System übertragen. Mitarbeiter öffnen E-Mails, suchen nach relevanten Informationen, vergleichen Artikelnummern, erfassen Positionen und prüfen Preise. Dieser Prozess ist zeitaufwendig, fehleranfällig und bindet wertvolle Ressourcen.

Mit der Auftrags-KI von OPTANIUM lässt sich dieser gesamte Prozess weitgehend automatisieren. Die Lösung analysiert eingehende E-Mails und Dokumente, erkennt Aufträge und Angebotsanfragen selbstständig und überträgt die Daten direkt in das ERP-System.

Wie funktioniert die Auftrags-KI?

Die Auftrags-KI besteht aus mehreren intelligenten Komponenten, die nahtlos zusammenarbeiten und jeden Schritt der Auftragsbearbeitung automatisieren.

Automatische Überwachung des E-Mail-Postfachs

Die Lösung wird direkt mit Microsoft 365 verbunden und überwacht beliebige Outlook-Ordner auf neue Nachrichten. Sobald eine neue E-Mail eingeht, wird sie automatisch erkannt und an die KI zur weiteren Verarbeitung übergeben.

Dabei spielt es keine Rolle, ob die Anfrage als einfache E-Mail, als PDF-Anhang oder als Excel-Datei eingeht. Die Auftrags-KI verarbeitet sämtliche relevanten Informationen automatisch.

Intelligente Erkennung von Aufträgen und Angeboten

Nicht jede eingehende E-Mail enthält einen Auftrag. Deshalb analysiert ein KI-Agent zunächst den Betreff, den Inhalt der Nachricht, den Absender sowie vorhandene Anhänge.

Zusätzlich werden bekannte Ansprechpartner und Besteller mit den Stammdaten des ERP-Systems abgeglichen. Auf Basis dieser Informationen berechnet die KI eine Wahrscheinlichkeit dafür, ob es sich tatsächlich um einen Auftrag oder eine Angebotsanfrage handelt.

Erreicht die Bewertung einen definierten Schwellwert, beispielsweise 90 %, wird die Nachricht automatisch zur weiteren Verarbeitung freigegeben.

Dokumentenanalyse mit modernster KI-Technologie

Im nächsten Schritt analysiert die Auftrags-KI sämtliche Anhänge und Dokumente.

Dabei können unter anderem folgende Informationen erkannt werden:

• Kundenname
• Ansprechpartner
• Lieferadresse
• Rechnungsadresse
• Artikelnummern
• Artikelbezeichnungen
• Gebindegrößen/ Qualitäten
• Mengen
• Einzelpreise
• Rabatte
• Lieferbedingungen
• Zahlungsbedingungen
• Steuersätze

Moderne multimodale KI-Modelle ermöglichen dabei die Verarbeitung unterschiedlichster Dokumenttypen – von klassischen PDF-Aufträgen bis hin zu komplexen Excel-Bestelllisten.

Automatischer Abgleich mit dem ERP-System

Die extrahierten Daten werden anschließend mit den vorhandenen Stammdaten des ERP-Systems verglichen.

Die KI prüft beispielsweise:

• Existiert der Kunde bereits?
• Ist die Artikelnummer bekannt?
• Stimmen Preise und Einheiten?
• Sind Lieferbedingungen plausibel?

Wenn alle Informationen eindeutig zugeordnet werden können, erfolgt die automatische Übergabe an das ERP-System.

Human-in-the-Loop: Der Mensch behält die Kontrolle

Vollständige Automatisierung bedeutet nicht, die Kontrolle abzugeben.

Kann die KI bestimmte Informationen nicht eindeutig erkennen oder bestehen Unstimmigkeiten zwischen Dokument und ERP-System, wird der Vorgang automatisch einem Mitarbeiter zur Prüfung vorgelegt.

Eine browserbasierte Oberfläche zeigt dabei auf der linken Seite das Originaldokument und auf der rechten Seite die von der KI erkannten Daten an. Fehlende Informationen können unmittelbar ergänzt oder korrigiert werden.

Dadurch bleibt die Datenqualität jederzeit gewährleistet.

Direkte Übergabe an das ERP-System

Nach erfolgreicher Prüfung werden die Daten automatisch an das ERP-System übertragen.

Je nach verfügbarer API-Funktionalität können dabei unterschiedliche Automatisierungsgrade umgesetzt werden:

• Anlage neuer Aufträge
• Anlage neuer Angebote
• Aktualisierung bestehender Vorgänge
• Versand von Auftragsbestätigungen
• Übergabe an Logistik- und Produktionsprozesse

Der gesamte Prozess erfolgt ohne Medienbrüche und ohne manuelle Dateneingabe.

Flexibel einsetzbar – Cloud oder On-Premises

Die Auftrags-KI basiert auf einer modernen Container-Architektur und kann sowohl in der Cloud als auch On-Premises betrieben werden.

Unternehmen profitieren von:

• Hoher Skalierbarkeit
• Einfachem Deployment
• Automatischen Updates
• Hoher Ausfallsicherheit
• Flexibler Integration in bestehende Systeme

Die Lösung unterstützt sowohl klassische ERP-Systeme als auch moderne API-basierte Plattformen.

Metadaten statt Programmierung

Ein besonderes Merkmal der Auftrags-KI ist ihre metadatenbasierte Architektur.

Geschäftsregeln, Dokumentlayouts, KI-Prompts, Rollen, Berechtigungen und Schnittstellenbeschreibungen werden nicht im Programmcode hinterlegt, sondern über Konfigurationen gesteuert.

Dadurch können neue Kunden, Dokumenttypen oder Geschäftsprozesse oft ohne Softwareentwicklung integriert werden.

Die Vorteile auf einen Blick

Durch den Einsatz der Auftrags-KI profitieren Unternehmen von einer Vielzahl messbarer Vorteile:

• Bis zu 80 % weniger manueller Erfassungsaufwand
• Schnellere Bearbeitung von Kundenaufträgen
• Höhere Datenqualität
• Weniger Erfassungsfehler
• Entlastung der Mitarbeiter im Innendienst
• Höhere Kundenzufriedenheit durch kürzere Reaktionszeiten
• Skalierbarkeit ohne zusätzliches Personal

Fazit

Die Auftrags-KI von OPTANIUM verbindet moderne KI-Technologien mit einer tiefen Integration in bestehende ERP-Prozesse. Unternehmen können damit ihre Auftragsabwicklung weitgehend automatisieren und gleichzeitig die Kontrolle über kritische Geschäftsvorgänge behalten.

Das Ergebnis ist eine deutlich höhere Effizienz, schnellere Durchlaufzeiten und eine nachhaltige Entlastung der Mitarbeiter im Vertriebsinnendienst.

Möchten Sie erfahren, wie die Auftrags-KI in Ihrem ERP-System eingesetzt werden kann? Sprechen Sie uns an – wir zeigen Ihnen gerne die Möglichkeiten in einer Live-Demonstration:

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Wir haben uns darauf spezialisiert, KI nicht nur zu planen, sondern wirklich in die Organisation zu bringen. Unser Ansatz kombiniert regionale Verankerung mit internationaler Umsetzungskompetenz – und genau das macht den Unterschied.

Unsere Mission: Mittelständische Unternehmen in wirtschaftlich anspruchsvollen Zeiten stärken

Der deutsche Mittelstand befindet sich in einem tiefgreifenden Wandel. Viele Unternehmen müssen gleichzeitig:

• Kosten reduzieren
• Prozesse verschlanken
• Lieferzeiten verkürzen
• neue digitale Geschäftsmodelle entwickeln
• und Mitarbeitende gezielt entlasten

In solchen Phasen ist es wichtig, Technologie nicht als Kostenblock, sondern als strategischen Hebel zu nutzen.

OPTANIUM liefert genau dort Unterstützung, wo Unternehmen sie jetzt brauchen: schnell, pragmatisch und mit messbarem Nutzen.

Was OPTANIUM für Unternehmen tut

KI, die echte Probleme löst – statt nur Visionen zu erzeugen

Wir entwickeln und implementieren konkrete KI-Lösungen, die Fachbereiche sofort weiterbringen:

• Automatisierung in Produktion, Logistik, Einkauf, Backoffice
• KI-basierte Assistenzsysteme für Teams und Abteilungen
• Datenanalyse, Modelltraining und intelligente Entscheidungsunterstützung
• Tools zur Angebots- und Auftragsautomatisierung
• Interne ChatGPT-ähnliche Systeme für Wissen & Dokumentation
• Branchenlösungen für Industrie, Verwaltung, Handel und Dienstleistung

Unser Fokus: Praxis statt PowerPoint.

Umsetzung ohne Risiko: Keine Festanstellung, keine Fixkosten

Viele Unternehmen möchten KI einführen, scheuen aber die Risiken einer Festanstellung oder die hohen Kosten großer Beratungen.

OPTANIUM bietet eine Alternative:
Senior-KI-Expertise ohne Personalaufbau, jederzeit skalierbar und vollständig transparent.

• keine langfristigen Verträge
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• flexible Projektgrößen – vom PoC bis zur Skalierung
• volle Kostentransparenz

Schneller Start: Senior-Know-how statt Recruiting-Risiko

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Alle Architektur-, Analyse- und Designprozesse erfolgen in Deutschland, bei Bedarf direkt bei Ihnen vor Ort.
Die technische Umsetzung übernimmt auf Wunsch zusätzlich unser indisches Entwicklerteam.

Kostenvorteile durch internationale Entwicklungsressourcen

Durch unsere Tochtergesellschaft OPTANIUM IT Services Pvt. Ltd. in Chennai können wir:

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zu international wettbewerbsfähigen Preisen anbieten – ohne Abstriche bei Qualität oder Sicherheit.

Das schafft gerade in angespannten wirtschaftlichen Zeiten echte Freiräume.

Sofort messbare Ergebnisse: KI als Produktivitätsbooster

In jedem Unternehmen gibt es Tätigkeiten, die ideal für Automatisierung geeignet sind:

• wiederkehrende Verwaltungsaufgaben
• manuelle Dateneingaben
• Papiervorgänge
• Angebots- und Auftragsprozesse
• Kundenservice- und Reklamationsfälle
• Recherche- und Wissensarbeit
• Produktions- und Dispositionsprozesse

OPTANIUM identifiziert diese Potenziale innerhalb der ersten 10 Tage und bietet sofort umsetzbare Schritte – damit KI nicht Zukunftsmusik ist, sondern Produktivität heute erhöht.

Regionale Verbundenheit trifft globales Know-how

Als deutsches Unternehmen kennen wir die Herausforderungen mittelständischer Industriebetriebe aus nächster Nähe.
Wir arbeiten eng mit regionalen, deutschen und internationalen Partnern zusammen und verstehen sowohl die Anforderungen traditioneller Fertigung als auch die Dynamik moderner Digitalprojekte.

Diese Kombination aus lokaler Nähe und globaler technischer Stärke macht OPTANIUM zum idealen strategischen KI-Partner für Unternehmen, die jetzt handeln müssen.

KI ist kein Luxus – sie ist der entscheidende Faktor für Wettbewerbsfähigkeit

er Mittelstand muss in den kommenden Jahren effizienter, digitaler und fokussierter werden.
Mit OPTANIUM als Umsetzungspartner erhalten Unternehmen Zugang zu:

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Wer heute beginnt, wird morgen vorne liegen!

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OPTANIUM – Wir bringen KI dorthin, wo sie wirklich wirkt: in Ihre Prozesse!

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Fast alle Mittelständler warten seit Corona bis eine Woche länger auf Unterschriften Ihrer Kunden und Lieferanten als gewöhnlich, was Zeit und Geld kostet. Warten Sie nicht mehr, gehen Sie digital!

OPTANIUM bietet ein Unternehmensportal an, in dem beliebige, zu unterzeichnende Dokumente mit Drag&Drop abgelegt, mit den Namen und E-Mail-Adressen der Unterzeichner versehen werden, und dann automatisiert an die Unterzeichner gesendet werden. Die Unterzeichner werden regelmäßig erinnert, zu unterzeichnen. Das geht einfach auf dem Handy, dem PC oder dem Tablet.

Nachdem alle Unterschriften gemacht wurden, erhalten Sie und Ihr Geschäftspartner Zugang in einem Portal zu allen unterzeichneten Dokumenten. Darüber hinaus bieten wir eine Versicherung an, die eventuelle Vermögensschäden abdeckt, sollte die Unterschrift nicht anerkannt werden.

Das Portal verfügt über die Möglichkeit, Angebote anzufragen oder Serviceanfragen zu übermitteln. Als Unternehmen haben Sie jederzeit einen optimalen Überblick über alle vertrags- und servicerelevanten Vorgänge aller Ihrer Kunden.

Eine individuell entwickelte App mit allen Geschäftsregeln zur Erstellung einfacher Angebote, Workflows zur Freigabe und ein Dokumentenarchiv in-House beim Unternehmen sind optionale Bestandteile.

Wenn Sie wollen, speichern wir keine Dokumente und Geschäftsgeheimnisse von Ihnen und die unterzeichneten Dokumente werden von unseren Servern gelöscht.

Mit unserem umfangreichen Dashboard haben Sie die Performance Ihres Vertriebs im Blick. Mit unseren Push-Notifikationen bleiben Sie immer auf dem aktuellen Stand und sehen, was sich tut und wo eventuell eingegriffen werden muss.

Wir unterscheiden uns von Wettbewerbern wie z.B. DocuSign aus den USA, indem wir ausschließlich mit Unternehmen in der EU zur Erbringung unserer Leistungen zusammenanbieten. 100% DS-GVO Kompatibilität garantiert und keine Diskussionen mit dem Betriebsrat über die Sicherheit personenbezogener Daten.

Wir bieten alle drei Arten der elektronischen Unterschrift an: die einfache, die fortgeschrittene (am beliebtesten) und die qualifizierte. Für qualifizierte Unterschriften sind wir zur Überprüfung der Unterzeichner zertifiziert.

Auf Basis unserer Plattform FASTER, die 80% der Softwareentwicklung überflüssig macht, liefern wir Ihnen in kürzester Zeit fertige Lösungen, die Sie direkt und ohne langwierige Abnahmeverfahren einsetzen können und deren Kinderkrankheiten schon vor Jahren erkannt und ausgemerzt wurden.

Außerdem erhalten Sie Integrationen mit den führenden Systemen im deutschen Markt und müssen sich dafür um nichts kümmern.

Weitere Details zu den vorprogrammierten Komponenten finden Sie hier: FASTER

• Festlegen der neuen Geschäftsprozesse
• Laden der gereinigten Daten aus den Altsystemen
• Konfigurieren der Benutzergruppen und -zugriffsrechte
• Üben, üben, üben

Als zertifizierter proAlpha-Partner unterstützen wir Sie in allen drei Bereichen mit den Experten zu Geschäftsprozessen, Spezialisten, die das Laden und Bereinigen von Daten in proAlpha aus dem ff beherrschen sowie Trainer, die die Umstellung der Gewohnheiten ihrer Mitarbeiter von eher manuellen Tätigkeiten auf die automatisierten Abläufe in proAlpha mit Geduld und Einfühlungsvermögen begleiten.

Für die Anpassung der Geschäftsprozesse verwenden wir eine Methodik vom MIT in Boston.

Das Exportieren von Daten aus Altsystemen, die Datenreinigung und Anpassung an das Datenmodell von proAlpha sowie der automatisierte Import in proAlpha erfolgt über unsere Software ELSA.

Für die Konfiguration der Zugriffsrechte empfehlen wir das Tool von proAlpha.

Mit OPTANIUM haben Sie die Sicherheit, den richtigen Partner für die bestmögliche Einführung von proAlpha gefunden zu haben.

Wir unterstützen Sie mit unserer Expertise bei der reibungslosen Einführung!

Unsere Dienstleistungen

• Abbildung ihrer Geschäftsprozesse in Salesforce
• Projektmanagement der Einführung
• Datenextraktion aus Altsystemen, bereinigen und Laden in Salesforce
• Erstellen von Dashboards und Reports

Mit unserer patentierten Methodik zur Einführung von CRM-Systemen und der langjährigen Erfahrung aus mehr als 30 Projekten sind wir gut gerüstet, um auch ihre Einführung zum Erfolg zu machen.

Sie können auch auf die Kostenvorteile durch unsere indischen Spezialisten setzen und ihr Budget dadurch signifikant entlasten.

Entwickeln Sie noch oder konfigurieren Sie schon?

Unsere clevere Strategie, Softwarebausteine vorzudefinieren und dann für die schnelle Entwicklung von Anwendungen nur noch zu konfigurieren, funktioniert auch für Apps.

Lassen Sie sich überraschen, wie einfach und schnell Sie jede Art von App entwickeln lassen können.

Sprechen Sie uns an und nutzen Sie unser Kontaktformular!

Nicht mit OPTANIUM. Während der deutsche Stellenmarkt längst leergefegt ist, öffnen wir Ihnen den direkten Zugang zu einem der größten Talentpools der Welt: hochqualifizierten IT-Expertinnen und -Experten aus Indien. Nutzen Sie diesen Vorsprung, bevor der Konkurrenzdruck in den kommenden Jahren noch weiter zunimmt.

Offshore Delivery Center (ODC) bei unserer Tochtergesellschaft in Indien

Wir machen es „andersherum“. Statt als indisches Unternehmen frisch rekrutierte Mitarbeiter nach Deutschland zu vermitteln, greifen Sie auf unsere festangestellten, eingearbeiteten Mitarbeiter in Indien zu, die jahrelang mit deutschen Kunden zusammengearbeitet haben und profitieren von deutlichen Kostenvorteilen, ohne Abstriche bei der Qualität.

Unser Geschäftsmodell verbindet das Beste aus zwei Welten: Den Zugriff auf den indischen Talentpool und die strukturierte Zusammenarbeit mit „ihren“ indischen Mitarbeitern auf Basis unserer patentierten Methodik vom MIT aus Boston, USA.

Wir garantieren Ihnen darüber hinaus, dass Sozialversicherungsbeiträge/ -nachzahlungen ausgeschlossen sind, die bei Einsätzen in Deutschland fällig werden. Unsere Mitarbeiter arbeiten von Indien aus, wo OPTANIUM alle Sozialbeiträge gesetzeskonform abführt. Das alleine spart einen zweistelligen Prozentsatz an Personalkosten ein.

Offshore Delivery Center: Kosten senken, Tempo erhöhen

Standardisierte IT-Services lassen sich wirtschaftlich kaum noch in Deutschland erbringen. Ein ODC verschafft Ihnen hohe, zweistellige Einsparungen (in % der Personalkosten) – vorausgesetzt, Konzept und Umsetzung stimmen. Wir klären gemeinsam:

• Welche Aufgaben sich eignen
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Auf Wunsch ermitteln wir Ihren ROI, konzipieren ein Pilotprojekt und begleiten Sie bis zum Produktivbetrieb.

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