flokk optimiert den Endkundenservice in Deutschland mit der Bereitstellung einer angepaßten Webseite für Serviceanfragen.

Darüberhinaus können alle Kunden über individuelle Logins den Stand ihrer Serviceanfragen jederzeit abfragen und Angebote einholen. Bei Fortschritten der Abarbeitung von Serviceanfragen werden die Kunden automatisch per E-Mail benachrichtigt.

Nach Abschluss des Service haben die Kunden die Möglichkeit, ihre Zufriedenheit mit der Lösung, der Geschwindigkeit und Freundlichkeit der Servicemitarbeiter abzugeben.

Sie will auch die eigenen Büröflächen effizient nutzen, die im Zuge einer „Homeoffice“-Regelung nicht mehr im vollen Umfang benötigt werden.

Welche Abteilungen welche Flächen, Arbeitsplätze und Konferenzräume noch in welchem Umfang benötigen, ist das Ergebnis der Messungen, die OPTANIUM mit Hilfe von clever workplace durchführt.

Dazu wird über Sensoren in den Räumen gemessen, welche tatsächlich wann genutzt werden. Nach Erfahrung von OPTANIUM stehen viele Meetingräumen seit Covid trotz Reservierungen leer, weil die Mitarbeiter lieber über MS Teams von zuhause aus konferieren, um sich die An- und Abreise zu sparen.

Wie groß die Auswirkungen auf die SenFin tatsächlich sind, und was das für die Optimierung der Büroflächen, wie zum Beispiel gezieltes Abmieten von nicht mehr benötigten Flächen bedeuten kann, wird in einem mehrmonatigen Testbetrieb genau ermittelt.

Reinigungsnachweise nach HACCP sind essentiell, um einen guten Patientenservice bieten zu können.

Die bisherigen Nachweise auf Papierbasis in den öffentlichen Toilettenanlagen sind nicht fälschungssicher und sehen auch noch schlecht aus. Darüberhinaus sind das Austeilen, Einsammeln, Abheften und Aufbewahren Tätigkeiten, die bei einer digitalen Lösung entfallen und zu Kosteneinsparungen führen.

Mit cleanli hat die Universitätsklinik einen digitalen Reinigungsnachweis im Einsatz, der schick aussieht und die notwendige Dokumentation automatisch, d.h. ohne Eingreifen der Reinigungskraft bereitstellt. Diese muss lediglich ein Mobiltelefon mit sich führen.

Umfangreiche Auswertungen und der Download der Nachweise nach Gebäude, Monat oder Kunde sind jederzeit möglich.

Dazu wurden neue Arten von Arbeitsumgebungen angeschafft (Telefonbox, 2er-Konferenzraum, ..) und den Mitarbeitern bereitgestellt.

OPTANIUM wertet mit Hilfe von clever workplace die Nutzung der Arbeitsumgebungen aus und berät, welche Umgebung in welcher Anzahl in der neuen Zentrale zum Einsatz kommen sollte.

Die Auswertung der Nutzung im Zuge der Homeoffice-Regelung bestätigte eine überraschende Erkenntnisse, die sich in der Vergangenheit abgezeichnet hatten.

Die Bereitstellung der optimalen Arbeitsumgebungen wird die Motivation und die Loyalität der Mitarbeiter, gerade auch in Zeiten eines Mitarbeitermarktes deutlich verbessern und zu einer niedrigeren Fluktation beitragen.

bornemann will seine gesamten Prozessabläufe optimieren und digitalisieren und dazu ein einheitliches Ende-zu-Ende System schaffen, das die Abläufe optimal unterstützt.

OPTANIUM hat in einem mehrwöchigen Workshop alle Anforderungen aus allen Abteilungen aufgenommen, eine zu den bestehenden Anwendungen kompatible IT-Systemarchitektur entwickelt, die Aufwände für die Umsetzung abgeschätzt und einen Projektplan zur Umsetzung vorgelegt.

Nach Abschluss des Workshops hat der Kunde die Umsetzung des Konzepts mit eigenen Kräften durchgeführt.

ErgoPack setzt die ELDAR Software von OPTANIUM zur automatischen Leadgenerierung ein. ELDAR erlaubt es, die Firmenbesucher auf der Website DSGVO-konform zu identifizieren und zeigt an, welche Seiten wie lange besucht wurden. Zusammen mit einer SEO-/ SEA-Kampagne kann Kampagnenerfolg direkt gemessen werden. Zudem erlaubt es dem Vertrieb, Firmen gezielter anzusprechen, wenn bereits bekannt ist, welche Produkte besucht wurden.

Die Integration mit LinkedIn und Xing ermöglicht das Nachschlagen der passenden Ansprechpartner beim Kunden und spart viel Zeit.

Die Vertriebsabläufe sollten erheblich verschlankt und optimiert werden. Unterschriften von Anbietern unter die Vermittlungsverträge sollen digital eingeholt und an das Kundenmanagement weiter gegeben werden.

Mit Hilfe von Salesforce und einem CTI-Modul wurde die Telefonakquise um einen Quantansprung voran gebracht.

ELSA mit ihrer Integration in die Benutzeroberfläche von Salesforce ermöglicht es dem Vertrieb, über ein paar Klicks die vom Vertriebspartner gewünschten Produkte, Mengen und Postleitzahlengebiete zu selektieren und den Vertrag direkt an den Kunden zu schicken. Langwieriges Erstellen von PDF-Dokumenten und das Beachten der jeweils neuesten Preismodelle ist nicht mehr nötig. Nach dem Auflegen ist der Fall abgeschlossen, sogar das Nachfassen bei ausbleibender Unterschrift wird automatisiert.

Diese Erfolgsgeschichte hat zu einer alljährlichen Verdoppelung des Umsatzes bei annähernd gleicher Vertriebsteamstärke geführt. Mehr als 50% der Tätigkeiten wurden automatisiert. Die Mitarbeiterfluktuation ist gesunken und das Betriebsklima hat sich verbessert.

OPTANIUM hat die CRM-Auswahl, das Projektmanagement zur Einführung, die Umsetzung der individuellen Anforderungen des Kunden, die Integration von Salesforce und ELSA sowie den Betrieb der Anwendungen durchgeführt. Eine erste Version ging innerhalb von drei Monaten live.

OPTANIUM wurde beauftragt, die Anforderungen zu erfassen und den deutschen Markt für CRM-Systeme auf geeignete Systeme zu überprüfen.

Die Anforderungen wurden geclustert, bewertet und in eine Funktionalitätenmatrix übertragen. Basierend auf dem Geschäftsnutzen, der technischen Komplexität (Kosten) und dem Umsetzungsrisiko wurde eine Reihenfolge der wichtigsten Kriterien ermittelt.

Die führenden 30 CRM-Systeme wurde im Hinblick auf diese Anforderungen abgeklopft. Informationen auf den Webseiten der Hersteller wurden ausgewertet, Testinstallationen angefordert und geprüft sowie einschlägige Foren nach Meinungsbildern zum Einsatz der Software für den Anwendungszweck und generell Feedback der User-Communities eingeholt.

Zwei Favoriten schälten sich heraus. OPTANIUM hat für beide einen Projektplan mit detaillierten Aufwandsabschätzungen, Zuarbeiten des Kunden, Annahmen zur Umsetzung und Meilensteinen erstellt.

Besonderheiten hier sind die automatisierte Integration der Creditreform für Bonitätsprüfungen, für die lediglich wenige Anbieter eine Lösung out-of-the-box anbieten.

OPTANIUM hat die Creditreform mittlerweile auf seiner Plattform ELSA mit integriert. Nutzer von ELSA können die Kreditwürdigkeit ihrer Kunden auf Knopfdruck für die Entscheidung zur Vergabe von Kreditlinien verwenden.

Für die Flokk GmbH entwickelte die OPTANIUM GmbH eine Vertriebsplattform zur Unterstützung des Außendienstes. Mit Hilfe der Plattform konnte der gesamte Vertragsprozess von Papier auf ein digitales Format umgestellt werden. Der Vertrieb muss keine Informationen mehr an den Innendienst weiter geben, der den Vertrag aufsetzt, versendet und den Kunden regelmäßig an die Unterschrift erinnert.

Der Vertrag wird digital beim Kunden erstellt, intern am Computer freigegeben und vom Kunden digital auf dem iPad (oder Computer oder Handy) unterzeichnet.

Zwischen Verhandlung und Unterschrift vergehen im besten Fall drei Minuten.

Der Status der Vertragsverhandlung kann jederzeit nachverfolgt und ausgewertet werden, für den Vertrieb sind alle Kunden übersichtlich dargestellt und es ist eine strukturierte Auswertung jederzeit möglich. Der gesamte Unterschriftsprozess ist digitalisiert worden und somit können Dokumente ohne Postlaufzeiten und auch bequem aus dem Home Office sofort unterzeichnet werden. Sämtliche Verträge werden nach der Unterzeichnung automatisch in einem revisionssicheren Archiv abgelegt und aufbewahrt.

Die Umsetzung erfolgte in nur vier Wochen und konnte so rechtzeitig vom Kunden zu Jahresbeginn eingesetzt werden. Die Entlastung des Vertriebspersonals von unübersichtlichen Papierverträgen durch eine übersichtliche Maske führte zu sehr positiven Effekten und erlaubt es, mehr Kunden zu betreuen. Für das Management hat das Tool den Vorteil, dass die Verträge standardisierter werden und besser ausgewertet können.

Die Anwendung wurde 2021 auf ELSA umgestellt. Nun kann flokk von umfangreichen, neuen Funktionen profitieren. Die Integration des Kundenservice (ebenfalls auf ELSA-Basis) ermöglicht es dem Vertrieb alle Servicetickets zu sehen:

Der Kunde hatte lange mit dem IT-Fachkräftemangel in Deutschland zu kämpfen und konnte wichtige Weiterentwicklungen der Produkte dadurch nicht durchführen. OPTANIUM stellte hier ein Team aus Spezialisten mit den gewünschten Fähigkeiten in Indien zusammen und innerhalb von wenigen Monaten konnte der Betrieb aufgenommen werden.

Während einer zweiwöchigen Einarbeitung in Deutschland lernte das indische Team die deutschen Kollegen kennen, wurde in die Technik eingearbeitet und erhielt ein interkulturelles Training. Von Seiten des Kunden wurde das Team mit offenen Armen empfangen und direkt in alle Aktivitäten (wie z.B. Weihnachtsfeier) eingebunden, was zu einer guten persönlichen Beziehung unter den Kollegen führte. Nach der Einarbeitung war das Team bereit, die Arbeit aus Indien heraus zu übernehmen. Seitdem schreitet die Produktweiterentwicklung in hohem Maß voran und das deutsche Management ist begeistert.

Der Einsatz indischer Mitarbeiter hat dem Kunden geholfen, den Wettbewerbsvorteil bei gleichzeitig niedrigen Lohnkosten zu halten und ermöglicht es nun, den technologischen Vorsprung auszubauen. Die Kapazitäten in Indien können dabei jederzeit ausgeweitet werden. Gerade in der weltweiten Coronakrise sprach das Management des Kunden den indischen Kollegen die höchste Anerkennung für ihre Arbeit aus und die Arbeit wurde aus dem Home Office effektiv fortgesetzt.

Das Team wird um Spezialisten für künstliche Intelligenz erweitert, um Zusatzprodukte wie zum Beispiel die Identifikation von Sprechern anbieten zu können.