Stammdaten einfach, sicher & schnell in proalpha importieren – mit dem Easy Data Loader von OPTANIUM!

Wer kennt’s nicht? Der Datenimport über den MigMan ist oft alles andere als intuitiv – gerade bei der Einführung oder beim Nachladen von Stamm- und Bewegungsdaten. Unsere Kunden wollten es einfacher – wir haben geliefert!

Der Easy Data Loader macht den Datenimport aus Excel in proALPHA so einfach wie nie zuvor – Excel-Kenntnisse reichen völlig aus!

Bekannte Struktur: Nach dem Login in unser OPTANIUM-Portal erwartet Sie die vertraute Menüstruktur von proALPHA – mit allen Menüpunkten und Datensätzen in übersichtlicher Tabellenform.
Intuitiv arbeiten: Statt kryptischer Schlüssel arbeiten Sie mit benutzerfreundlichen Texten (z. B. „Stück“ statt „0“ für die Teileart).
Fehlerfreie Uploads: Der Easy Data Loader prüft Ihre Daten vor dem Import – klare Fehlermeldungen im Klartext (z. B. „Werteflussgruppe nicht vorhanden!“) sorgen dafür, dass Ihr Upload zu 100 % reibungslos läuft.
Flexibel & sicher: Auch versehentlich hochgeladene Massendaten lassen sich gemäß der proALPHA-Geschäftsregeln wieder entfernen.

Neugierig geworden? Im Anhang finden Sie eine kompakte Präsentation mit den wichtigsten Funktionen des Easy Data Loaders.

Bei Interesse einfach melden: Marcel Nebel, Geschäftsführer, Mobil: 0173 2138872, E-Mail: marcel.nebel@optanium.com

Im Hand­um­dre­hen Verträge abschließen.

Tschüss, Papierkram! Mit EuroSignatur haben Sie eine schlanke Lösung für Ihre Geschäftsabschlüsse. Für den Kunden einfach wie gehabt – und für Sie ein Kinderspiel.

Vorteile

• Kein Porto und keine Abhängigkeit von Postdienstleistern (Abholung, Zustellung etc)
• Keine Verzögerungen und Umsatzeinbußen durch Postlaufzeiten
• Rechtssicherheit – dank anerkannter Signaturpartner komplette Rechtssicherheit und Versicherung der Unterschriften über 3 Mio $ pro Signatur
• Klarheit über Vertragsstatus – Sie wissen immer, wo der Vertrag gerade zur Unterschrift liegt

Durch Eurosignatur können Sie fast alle Unterschriftsvorgänge innerhalb von 24 h abschließen.

Versuchen Sie es selbst!

Kontaktieren Sie uns, um Zugang zu einer kostenlosen Testversion zu bekommen.

Verträge abschließen im Homeoffice

Richard Kirchberg hat Eurosignatur im Interview mit Hans-Peter Neeb vom BVMW Hochtaunus vorgestellt. Gerade in Zeiten von vermehrtem Homeoffice kann EuroSignatur dabei helfen, rechtssicher Geschäfte abzuschließen.

Eine Plattform – viele Funktionen

• Keine Installation oder Hardware für den Betrieb notwendig. Die Plattform ist browserbasiert und funktioniert auf jedem gängigen Endgerät.
• Keine Registrierung für den Empfänger der Dokumente notwendig.*
• Weltweit einsetzbar – Ländergrenzen kennt Eurosignatur nicht. Sie können die Plattform weltweit einsetzen, immer mit dem Vertrauen auf europäische Datenschutzregeln.
• Flexibel einsetzbar – egal welcher Branche Sie angehören, Eurosignatur ist für jeden Bereich einsetzbar. Sprechen Sie uns mit Ihren Anforderungen an und wir finden die passende Lösung mit der Plattform für Sie!
• Platzsparend und umweltschonend – mit Eurosignatur sparen Sie Papier, Zeit und Geld und tun gleichzeitig der Umwelt etwas Gutes. Schlanke automatisierte Prozesse vermindern Ihren Personalaufwand und die Archivierung findet rein digital statt. Schluss mit einem physischen Archiv!
• Ortsunabhängig – Unterzeichnen Sie mobil, am PC, unterwegs am Laptop, aus dem Home Office oder, oder, oder… – nutzen Sie zusammen mit Ihren Kunden die Flexibilität von Eurosignatur – zu jeder Zeit, an jedem Ort

*Im Falle einer qualifizierten elektronischen Signatur sind bestimmte Identifikationsschritte des Unterzeichnenden zur Zertifikatsausstellung notwendig.

Rechtssicherheit

• Eurosignatur bietet nur fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen an, die auch vor Gericht weltweit Bestand haben. Einfache Signaturen, egal wieviele Daten dazu gesammelt werden, bieten Ihnen diese Rechtssicherheit nicht!
• Eine fortgeschritten elektronische Signatur nach EU-Verordnung Nr. 910/2014 benötigt folgende Merkmale:
  • Eindeutige Zuordnung zum Unterzeichner
  • Identifizierung des Unterzeichners
  • Verwendung elektronischer Signaturerstellungsdaten, „die der Unterzeichner mit einem hohen Maß an Vertrauen unter seiner alleinigen Kontrolle verwenden kann“,
  • Verknüpfung aller Merkmale, die eine nachträgliche Veränderung erkennen und melden
• Eine qualifizierte elektronische Signatur (QeS) beruht auf einem (zum Zeitpunkt der Erstellung gültigen) qualifizierten Zertifikat, welches personalisiert für den Unterzeichner ausgestellt wurde. Die Erstellung erfolgte mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit (SSEE). Die QeS ist nach §126a BGB der Schriftform gleichgestellt und rechtssicher.
• Die digitalen Signaturen von Eurosignatur sind mit den höchsten internationalen Standards verschlüsselt. Alle während des Signaturprozesses erfassten Beweise sind in sich geschlossen, können nicht manipuliert und sind im Dokument direkt hinterlegt. Keine Drittparteien, Sie haben immer unbegrenzten Zugriff auf alle Signaturdaten!
• Alle Server stehen in der EU – keine Spiegelung oder Auslagerung außerhalb der EU. Kein Zugriff amerikanischer Behörden über Privacy Shield – Ihre Daten sind sicher.
• Neutralität – durch den Einsatz unseres vertrauenswürdigen Signaturpartners Validated ID wird die Validität der Signatur gewährleistet und ist unanfechtbar, dafür übernimmt Validated ID die Verantwortung.

Im Hand­um­dre­hen Verträge abschließen.

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Vorteile

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• Keine Verzögerungen und Umsatzeinbußen durch Postlaufzeiten
• Rechtssicherheit – dank anerkannter Signaturpartner komplette Rechtssicherheit und Versicherung der Unterschriften über 3 Mio $ pro Signatur
• Klarheit über Vertragsstatus – Sie wissen immer, wo der Vertrag gerade zur Unterschrift liegt

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Richard Kirchberg hat Eurosignatur im Interview mit Hans-Peter Neeb vom BVMW Hochtaunus vorgestellt. Gerade in Zeiten von vermehrtem Homeoffice kann EuroSignatur dabei helfen, rechtssicher Geschäfte abzuschließen.

Eine Plattform – viele Funktionen

• Keine Installation oder Hardware für den Betrieb notwendig. Die Plattform ist browserbasiert und funktioniert auf jedem gängigen Endgerät.
• Keine Registrierung für den Empfänger der Dokumente notwendig.*
• Weltweit einsetzbar – Ländergrenzen kennt Eurosignatur nicht. Sie können die Plattform weltweit einsetzen, immer mit dem Vertrauen auf europäische Datenschutzregeln.
• Flexibel einsetzbar – egal welcher Branche Sie angehören, Eurosignatur ist für jeden Bereich einsetzbar. Sprechen Sie uns mit Ihren Anforderungen an und wir finden die passende Lösung mit der Plattform für Sie!
• Platzsparend und umweltschonend – mit Eurosignatur sparen Sie Papier, Zeit und Geld und tun gleichzeitig der Umwelt etwas Gutes. Schlanke automatisierte Prozesse vermindern Ihren Personalaufwand und die Archivierung findet rein digital statt. Schluss mit einem physischen Archiv!
• Ortsunabhängig – Unterzeichnen Sie mobil, am PC, unterwegs am Laptop, aus dem Home Office oder, oder, oder… – nutzen Sie zusammen mit Ihren Kunden die Flexibilität von Eurosignatur – zu jeder Zeit, an jedem Ort

*Im Falle einer qualifizierten elektronischen Signatur sind bestimmte Identifikationsschritte des Unterzeichnenden zur Zertifikatsausstellung notwendig.

Rechtssicherheit

• Eurosignatur bietet nur fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen an, die auch vor Gericht weltweit Bestand haben. Einfache Signaturen, egal wieviele Daten dazu gesammelt werden, bieten Ihnen diese Rechtssicherheit nicht!
• Eine fortgeschritten elektronische Signatur nach EU-Verordnung Nr. 910/2014 benötigt folgende Merkmale:
  • Eindeutige Zuordnung zum Unterzeichner
  • Identifizierung des Unterzeichners
  • Verwendung elektronischer Signaturerstellungsdaten, „die der Unterzeichner mit einem hohen Maß an Vertrauen unter seiner alleinigen Kontrolle verwenden kann“,
  • Verknüpfung aller Merkmale, die eine nachträgliche Veränderung erkennen und melden
• Eine qualifizierte elektronische Signatur (QeS) beruht auf einem (zum Zeitpunkt der Erstellung gültigen) qualifizierten Zertifikat, welches personalisiert für den Unterzeichner ausgestellt wurde. Die Erstellung erfolgte mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit (SSEE). Die QeS ist nach §126a BGB der Schriftform gleichgestellt und rechtssicher.
• Die digitalen Signaturen von Eurosignatur sind mit den höchsten internationalen Standards verschlüsselt. Alle während des Signaturprozesses erfassten Beweise sind in sich geschlossen, können nicht manipuliert und sind im Dokument direkt hinterlegt. Keine Drittparteien, Sie haben immer unbegrenzten Zugriff auf alle Signaturdaten!
• Alle Server stehen in der EU – keine Spiegelung oder Auslagerung außerhalb der EU. Kein Zugriff amerikanischer Behörden über Privacy Shield – Ihre Daten sind sicher.
• Neutralität – durch den Einsatz unseres vertrauenswürdigen Signaturpartners Validated ID wird die Validität der Signatur gewährleistet und ist unanfechtbar, dafür übernimmt Validated ID die Verantwortung.

Sie kennen das Problem:

• Als Verantwortliche für die Reinigung müssen Sie nachweisen, dass die Leistungen sicher erbracht wurden
• Die Nutzer der Objekte beschweren sich mitunter über unzureichend gereinigte Räume, Flure oder Treppenhäuser
• Der Reinigungsdienstleister besteht darauf, wie vereinbart gereinigt zu haben
• Ihre Präsenz vor Ort ist erforderlich, um den Sachverhalt zu überprüfen und Maßnahmen zu ergreifen

Damit verlieren Sie viel Zeit und damit auch Geld, es kostet Nerven und die Ursache des Problems wird nicht gelöst. Als Abhilfe Reinigungskräfte zu bitten, ihre Reinigung im Anschluss mit oder ohne App zu dokumentieren, funktioniert maximal in 85% aller Fälle (Quelle: eigene Studie 2020) und kostet ebenfalls Zeit, die der Kunde nicht zahlen will.

Warum CLEANLI?

Dokumentationen, wie z.B. von HACCP-Listen oder anderen Hygienenachweise werden automatisiert digital erfasst. Das Ablegen, Archivieren und Vorhalten von Nachweisen auf Papier entfällt. Die Nachweise sind minutenaktuell über eine App, ein Tablet oder einen Computer im Internet abrufbar.
Für die Dokumentation der Reinigung den Nutzern gegenüber steht eine A5-große Anzeige zur Verfügung, die in jedem zu reinigenden Raum angebracht werden kann.
Das System ist batteriebetrieben und benötigt nur alle rund zwei Jahre ein Aufladen der Akkus oder einen Austausch der Batterien der Sensoren.
Die Reinigungskraft selbst muss nichts tun. Alle benötigten Informationen werden automatisiert über ein Android-Handy mit WLAN-/ oder Internetanschluss oder ein kleines Gerät für die Hosentasche gesammelt.

Der Datenschutz ist eingebaut

Jedes Reinigungshandy speichert ausschließlich Reinigungsdaten. Eine Zuordnung der Daten auf einzelne Reinigungskräfte ist nur über Dienstpläne und eine feste Zuordnung jeder Reinigungskraft zu einem Handy möglich, die im System nicht erfassbar ist.

Funktion und Auswertung

Das System arbeitet mit streichholzschachtelgroßen „Beacons“ (engl. für „Leuchttürme“). Diese elektronischen Geräte senden per Bluetooth eine Kennung vergleichbar einer Kreditkarten­nummer im Intervall von rund einer Sekunde aus. Das Signal ist in einem bestimmten Umkreis gut empfangbar. Das Handy in der Tasche der Reinigungskraft registriert die Nähe zum Beacon und speichert dies.
Sobald das Handy eine Verbindung zum Internet oder einem WLAN hat, werden die Daten an das Portal zur Auswertung übermittelt.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Sie finden viele weitere Details in unserem Whitepaper, rufen Sie uns an oder senden Sie uns eine E-Mail-Nachricht!

Mit drei Klicks den Lieblingsplatz gebucht

Wir haben viele Ideen und Anregungen von Mitarbeitern zur einfachen Buchung erhalten und umgesetzt. Wunschdatum antippen, einen Lieblingsplatz (Favoriten) auswählen und „Speichern“ tippen, fertig.

Die Live-Karte zeigt freie Arbeitsplätze auf dem Etagenplan. Einfache Berechtigungen ermöglichen das Reservieren von Bereichen z.B. ausschließlich für Mitarbeiter der Personalabteilung.

Der Microsoft 365 (Outlook) Kalender ist immer up-to-date

Melden Sie sich bei mit ihrem Microsoft-Konto an und synchronisieren Sie automatisch bestehende Termine zwischen clever workplace und Outlook. Es sind keine Doppeleingaben notwendig.

Zuverlässige Zahlen durch Sensoren

Optional können Sie aus einer Bandbreite von Sensoren wählen, die die tatsächliche Nutzung jeder Arbeitsumgebung minutengenau tracken. „Belegt“-Anzeigen am Monitor zeigen den Mitarbeitern, ob der Platz noch frei oder bald wieder reserviert ist. Besprechungsräume ohne Belegung werden 15 Minuten nach Reservierungsbeginn wieder freigegeben.

Überbuchungsoption mit Wartelisten

Für Teamarbeitsplätze können Wartelisten eingerichtet werden. Bei Freiwerden eines Arbeitsplatzes werden die Listenplätze in der Reihenfolge der Buchung vergeben, wobei mobilitätseingeschränkte Personen bevorzugt werden können.

Vorbildlicher Datenschutz

Wir leben Datenschutz! clever workplace benötigt lediglich die E-Mail-Adressen zur Unterscheidung der Mitarbeiter. Name, Telefonnummer, Favoriten und die Lieblings-Kollegenliste sind optional. Nutzen Sie genau das, was mit ihrem Betriebsrat vereinbar ist. Unsere Server stehen in Deutschland und werden von deutschen Providern betrieben. Wir anonymisieren und löschen fristgerecht.

Heben Sie das volle Potenzial ihrer Büroflachen

Im anpassbaren Dashboard sehen Sie die Auslastungen der Etagen, Gebäude und Standorte in Echtzeit. Wir empfehlen Maßnahmen zur Verbesserung der Auslastung und der Akzeptanz.

Einbindung ins Gebäudemanagement

clever workplace besitzt offene Schnittstellen. Wir entwickeln fortlaufend Integrationen in alle gängigen Gebäudemanagement-Lösungen zur automatischen Aktualisierung von Änderungen, wie z.B. Umzüge auf Anfrage

Einfacher Start ohne IT

Zum Start werden die vereinbarten Mitarbeiterdaten in clever workplace hochgeladen, Gebäude, Etagen, Räume und Arbeitsplätze in beliebiger Tiefe definiert und ggf. die Sensoren an den Arbeitsumgebungen installiert. Eine Konfiguration der Firewall ist nicht erforderlich. Es werden sichere Standardprotokolle wie https zur Kommunikation mit der App und dem Kiosk verwendet.

Machen Sie sich nie wieder Gedanken über ..

• Mandantenfähigkeit
  • Ihre Kunden können sich einloggen und sehen nur ihre Daten
  • Ihre Kunden können Hierarchien anlegen und die Sichtbarkeit der Daten nach unten und oben festlegen
  • Sie können über einen Wartungszugang „als Kunde“ die Daten betrachten, um ihren Kunden bei Problemen zu helfen. Dazu benötigen Sie keinen Teamviewer o.ä.
  • Beispiel: Muttergesellschaft sieht alle Daten, Tochtergesellschaft nur die eigenen Daten
• „Excel-Killer“: Ersetzen von Tabellenkalkulations-Logik und Datenstrukturen für das Arbeiten im Team an denselben Daten
  • Was kann Excel, was ELSA nicht kann? Sagen Sie es uns!
  • Wir können alle Arten von Funktionen mit ELSA abbilden und dabei sicherstellen, dass keine zwei Versonen desselben Datensatzes existieren, wie bei Excel
  • Laden Sie ihre Tabellenblätter hoch, die Struktur wird automatisch hergestellt und sie können verteilt damit arbeiten.
  • Beispiel: Kundenliste, Leadliste für Marketing, Produktkalkulator
• Kunden- und Lieferantenzugang zu ausgewählten Daten
  • Sämtliche Stakeholder können eigenen Zugänge erhalten und eingeschränkte Sichten auf ihre Daten
  • Sie können nur-Lese-Rechte vergeben oder auch Upload-/ Download von Dateien erlauben
  • Beispiel: Zugang Buchhaltung zu Belegen, Payroll zu Mitarbeiterdaten und -dokumenten
• Login-Bildschirm (Microsoft oder eigenes Passwort)
  • Wenn Sie LDAP oder AD einsetzen, brauchen Ihre Mitarbeiter kein eigenes Passwort, das von Microsoft (Windows) reicht
  • Dasselbe gilt für Microsoft 365. Sie können sich auch nur mit ihrem Cloud-Passwort anmelden
• Zwei-Faktor-Authentifizierung
  • Optionale Sicherheit über einen Einmalcode oder eine Authenticator-App (Google, Microsoft, eigene), der beim Login per E-Mail an den Nutzer versendet wird und eingegeben werden muss, bevor ELSA beginnt
• Logik für „Passwort vergessen“ datenschutzkonform und mit Einmalpasswort (6-stelliges Einmalkennwort)
  • Einstellbare Sicherheit für ihre Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten. Kein Zugang zu ELSA ohne Zugang zum E-Mail-Postfach und optional dem Authentifikator des Nutzers
• Zuordnung der Benutzerrechte nach Funktion der Mitarbeiter im Unternehmen
  • Benutzer können auf Objekte (z.B. Angebote, Aufträge, Veranstaltungen, Preise, Gehälter) freigeschaltet oder gesperrt werden
  • Beispiel: HR sieht Gehälter, Vertrieb nur Angebote
• Sichtbarkeit von Datensätzen nach regionaler/ sonstiger Verantwortung von Mitarbeitern
  • Alle Objekte sind nach beliebigen Kriterien filterbar. Mitarbeiter können nur für sie freigegebene Datensätze sehen
  • Beispiel: Entwicklungsabteilung nur gewonnen Projekte, Vertrieb nur Leads, Controlling: beides
• Verschlüsselung sensitiver Daten mit 2048 bit
  • Wir nutzen nur aktuell nicht knackbare Verschlüsselungen und speichern keine Passwörter im Klartext.
  • Selbst bei einem Sicherheitsleck können die Passwörter nicht wiederhergestellt werden
• Datenschutz-Konformität
  • Alle unsere Server stehen in der EU (Deutschland) und werden von europäischen Unternehmen betrieben
  • Kein AWS, kein Azure, kein Google betreiben unsere Server
• Versionierung von Datensätzen
  • Alle Dokumente, die sie hochladen, werden automatisch versioniert und indexiert. Alle alten Versionen sind durchsuchbar und herunterladbar
  • Beispiel: Sie suchen das Angebot, in dem von „Gartenpflege“ die Rede war. Alle Treffer werden angezeigt, sie wählen die Version aus, die sie benötigen und laden sie herunter
• Archivierung von Datensätzen
  • Alle nicht mehr benötigten Datensätze werden DS-GVO-konform archiviert
  • Die Fristen sind einstellbar
  • Beispiel: 10 Jahre für Gehaltsabrechnungen, 3 Monate für gesendete E-Mails
• Anonymisierung personenbezogener Daten nach x Tagen
  • Personenbezogene Daten können nach einer einstellbaren Zeit von Tagen/ Monaten/ Jahren automatisch anonymisiert werden
  • Beispiel: Mitarbeiter verlässt das Unternehmen, nach 6 Monaten werden sein Name, Telefon und E-Mail-Adresse anonymisiert
• Automatisches Löschen nicht mehr relevanter Daten nach x Jahren
  • Daten, die sie sicher nach einiger Zeit nicht mehr benötigen, können automatisiert dauerhaft gelöscht werden
  • Beispiel: Ein NDA läuft aus, das sie verpflichtet, die Daten am Stichtag X zu löschen.
• Listenansichten mit sortierbaren Spalten
  • Alle Datensätze können in Listen oder als Karten angezeigt werden.
  • Sortieren und filtern die die Listen wie sie es benötigen
• Todo-Liste mit 1-click für „erledigt“
  • Die ELSA-App beinhaltet eine Todo-Liste für ihre Aufgaben. Ist eine Aufgabe erledigt, reicht ein Tippen, um die Aufgabe als erledigt zu kennzeichnen
• Formulare mit Vor-/ Zurück-Navigation
  • Haben Sie umfangreichere Formulare, die übersichtlich nicht mehr auf eine Seite passen?
  • Strukturieren Sie sie in Tabs (Reiter), die sie mit „Vor“ und „Zurück“ oder direktem Klick auf den Reiternamen durchklicken können.
• Individuelle Aktionen für jedes Feld
  • Wenn besondere Aktivitäten durchgeführt werden sollen, wenn ein Feld angeklickt wird, sein Wert geändert wird oder eine Auswahl getroffen wird, können Aktionen durchgeführt werden
  • Diese Aktionen können andere Felder ändern, Daten nachschlagen, Dokumente generieren, Schnittstellen aufrufen, Datensätze anlegen, ändern und löschen, etc.
  • Beispiel: Sie setzen ein Angebot auf gewonnen. Nach einer Sicherheitsabfrage wird eine Auftragsbestätigung verschickt, der designierte Projektmanager informiert, ein Kickoff-Termin in die Kalender der Projektmitarbeiter eingestellt und der Projektplan mit konkreten Daten befüllt.
• App mit allen Funktionen, die es auch im Browser gibt
  • Alles, was ELSA im Browser kann, kann sie auch auf dem Handy
  • Zusätzlich können standortbasierte Funktionen (GPS) wie z.B. AR (Augmented Reality), die Kamera und das Mikrofon genutzt werden
  • Beispiel: Sie wählen einen Arbeitsplatz aus und ELSA navigiert sie mit eingeblendeten, grünen Pfeilen auf dem Handydisplay in die richtige Richtung
  • Beispiel: Sie scannen eine Visitenkarte oder einen Spesenbeleg, ELSA erkennt die Daten und leitet sie an das CRM oder die Buchhaltung oder den Vorgesetzten zur Freigabe weiter
• Push-Notifikationen in der App und im Browser
  • Wenn ein Ereignis wichtig ist, können Sie sich im Browser oder per App informieren lassen
  • Beispiel: Ein Kollege bittet Sie, einen Spesenbeleg freizugeben
• Suchen in Listen, Speichern von Suchkriterien als Reports
  • Suchen Sie nach Stichwörtern oder speziellen Inhalten von Feldern
  • Dann speichern Sie ihre Suchkriterien unter einem Namen und können diese mit einem Klick wieder abrufen
  • Beispiel: Aufgabenliste wird für „Rückrufe“, „delegierte Aufgaben“ und „Überfällige Aufgaben“ per Klick sichtbar
• zeitgesteuertes Zusenden von Reports (täglich, wöchentlich, ..)
  • Standardaufgaben wie Auswertungen können zu beliebigen Zeitpunkten eingeplant und erstellt werden
  • Wenn Sie ein komplettes Dashboard zugesendet haben wollen, werden alle Listen als Excel-Dateien exportiert und alls Graphiken als png zur direkten Nutzung in Präsentationen
• Filtern von Listenattributen nach Werten und Zeiträumen
  • Suchen Sie in einer Liste nach allen Einträgen vom letzten oder aktuellen oder nächsten Monat/ Quartal/ Jahr zum Vergleichen
  • Die Exportfunktionen stehen auch für diese Suchkriterien bereit
• Download von Dokumenten als PDF oder Word-Dokument
  • Alle Datensätze können als PDF oder Word-Dokument heruntergeladen werden
  • Sie können Templates vorgeben, um Datensätze als Angebot, NDA, Rechnung, Auftrag, etc. zu formatieren
  • Kombinieren Sie das mit unseren Schnittstellen zu DATEV und Sie haben eine halbe Auftragsverwaltung in der Tasche
• XLSX-Download aller Datentabellen
  • Alle Datentabellen können als Excel-Datei exportiert werden
  • Dabei werden die Spaltenüberschriften automatisch genereriert und sind such- und filterbar
• digitale Signatur von Dokumenten (einfach, fortgeschritten, qualifiziert)
  • Wundern Sie sich auch, dass DocuSign mit seiner einfachen Signatur vor Gericht Bestand haben soll? Wir wissen es besser und nutzen die fortgeschrittene Signatur, um sicherzustellen, dass alle Dokumente gerichtsfest unterschrieben werden
  • Beispiel: Ein NDA-Template erstellen. Im Menü „Kunde“ mit den Kundendaten verknüpfen und mit Tastenklick an den Kunden zur Unterschrift versenden
• Massendatenimport in drei Schritten: XLSX-Download der Bestandsdaten, Bearbeitung, Upload
  • Massendatenimport, aber komfortabel: Erst den Excel-Download-Button drücken, dann die Excel-Datei um die neuen Datensätze ergänzen oder bestehende Datensätze ändern, anschließend per drag&drop im Testmodus hochladen.
  • Der Testmodus überarbeitet die Excel-Datei und gibt eine Datei zurück, in der an jeder falschen Zelle steht, was das Problem ist: Text zu lang, Wert nicht in Referenztabelle gefunden, etc. Korrigieren Sie alle Fehler und wiederholen Sie den Upload.
  • Die Statistik am Ende der Excel-Datei zeigt, wann die Daten 100% korrekt sind, dann im „Produktionsmodus“ hochladen.
• Erfassen von Daten in übersichtlichen Gruppen, geordnet nach Tabs
  • Wenn die Datensätze mal aus mehr als ein paar Datenelementen bestehen, können Sie sie logisch gruppieren und auf Tabreiter verteilen oder auf jedem Tab in übersichtlichen Gruppen zusammenfassen.
  • Beispiel: Kunde mit Tab Firma, Adressen, Ansprechpartner, Historie, Aufträge, Rechnungen. Auf dem Tab Firma die Gruppen Unternehmen, Kundenbeziehung, Zahlungsbedingungen, Lieferbedingungen, Sondervereinbarungen
• Schlüsselfelder mit sprechenden Namen
  • Alle Schlüsselfelder und auch alle anderen Felder werden in der Benutzeroberfläche und in allen Schnittstellen mit sprechenden Namen angesprochen. Kein Merken von Kürzeln oder numerischen Codes nötig.
  • Beispiel: Hinzufügen einer E-Mail zu „Müller GmbH, Karben“ ohne Angabe der Kundennummer möglich
• Erweiterung des Backends durch Drittservices
  • ELSA verwendet Microservices und bietet eine Vielzahl von Schnittstellen zu externen Systemen oder Produkten sowie die Integration von Docker-Containern mit Services in seine eigene Architektur an
  • Docker kreieren, Service bereitstellen, in ELSA konfigurieren und sofort als Aktion nutzen.
  • Beispiel: KI zur Zusammenfassung von Dokumenten. Aufruf als PUT ki/zusammenfassung mit Dokument als PDF im Body des Aufrufs. Gibt eine Zusammenfassung als json zurück, die direkt in der Benutzeroberfläche angezeigt werden kann. Der Benutzer lädt ein Dokument hoch und klickt den Button [ Zusammenfassung ] an.
• Offene Schnittstelle im openAPI-Standard für alle Aktionen und Tabellen
  • ELSA ist offen. Alle Datenbanktabellen stehen in der API zur Verfügung. Der API-Nutzer kann für den Zugriff auf Tabellen oder Felder oder Datensätze genau so wie alle anderen Nutzer eingeschränkt werden
  • Beispiel: API darf lesend auf Artikel zugreifen. Nutzer darf Artikel erstellen und bearbeiten.
• Variable Filterkriterien mit mehreren Leveln von UND/ ODER für die openAPI
  • Alle Aufrufe können über Query-Parameter selektiv Datensätze einschließen oder ausschließen
  • Beispiel: Alle Angebote mit Preis > 20.000 € oder Abschlussdatum in den nächsten 2 Wochen und Kunde aus den PLZ-Bereichen 4,6 und 35.
• Druckvorlagen mit Microsoft Word (individueller als jedes PDF-Formular)
  • ELSA druckt keine Texte oder Zahlen in ein PDF-Dokument – das sieht nichts aus!
  • In Word erstellen Sie ihr Dokument. Geben Sie konditionale Formatierungen an und Platzhalter in geschweiften Klammern. Das Druckbild sieht dann optimal aus, Es gibt keine seltsamen Zeilenumbrüche, Streichungen oder unterschiedliche Zeichensätze. So sollten professionelle Dokumente aussehen.
  • Beispiel: E-Mail-Vorlage: [Geschlecht=männlich: Sehr geehrter Herr {Titel,Vorname, Nachname},] [Geschlecht=weiblich: Sehr geehrte Frau {Titel,Vorname, Nachname}. [ OptionPremium: Sie haben unser Premium-Produkt gekauft, sie erhalten folgende Leistungen: .. ]
• Web-Formulare zur Erfassung von Daten ohne Login
  • Ihre Kunden wollen nur mal schnell ein Ticket melden oder eine Anfrage stellen? Dann nutzen Sie die Formularerfassung von ELSA mit Captcha-Prüfung, optionalem double-opt-in für Newsletter-Registrierungen und Integration in ELSA oder ein anderes System
• Integration von Salesforce (alle Salesforce-Datenfelder lesen und schreiben)
  • ELSA greift transparent auf alle Daten in Salesforce zu, kann sie auslesen, ändern und zurückschreiben. Die Integration in der Benutzeroberfläche erfolgt nahtlos, z.B. als Tabreiter unter Opportunities oder Leads oder unsichtbar beim Klicken von Buttons oder Nutzen von Daten oder Dashboards
• Schnellzugriff auf die 20 letzten Eingabemasken
  • Eben mal schnell was suchen und dann wieder zurück zum zuletzt bearbeiteten Task oder Kunden? Über einen Tastenklick können die 20 zuletzt angesehenen Listen oder Datensätze direkt aufgerufen werden
• Stellvertreterregelung und Notfallvertretung
  • Sie sind krank und niemand kommt an ihre Daten? Nicht mit ELSA. Richten Sie einen Notfall-Vertreter dauerhaft ein, der sich als Sie anmelden und Ihre Aufgaben übernehmen kann. Selbstverständlich wird im Auditlog getrackt, wer wirklich da war und gearbeitet hat.
  • Das geht auch für geplante Urlaube oder Abwesenheiten: Einfach Start- und Enddatum eingeben und den Namen des Vertreters, schon erscheint ein Vertretungs-Icon nach dem Anmelden und Sie sehen die Liste der Kollegen, die Sie als Vertreter designiert haben
• Kundenzugang zu Servicetickets, Angeboten, Verträgen
  • Ihre Kunden rufen ständig an und fragen nach dem Fortschritt von Servicetickets. Geben Sie Ihnen einen eingeschränkten Zugriff auf nur ihre Tickets, Verträge Angebote und NDAs. Kunden-Self-Service at its best und 24/7.
  • Auf Wunsch mit automatischer Notifikation bei Statusänderungen von Dokumenten oder Vorgängen
• Chat KI, die ihre Firma besser kennt als Sie selbst
  • Lernen Sie die ELSA-KI an und geben Sie Ihr alles das „zu fressen“, was Sie im Unternehmen an (un-)strukturierten Daten haben. Unser KI strukturiert die Informationen und gibt ihrem Vertriebs- oder Supportteam die gewünschten Informationen während eines Telefongesprächs oder eines Chats mit dem Kunden.
  • ELSA kennt alle Produkte und Dienstleistungen ihres Unternehmens, alle jemals erhaltenen und gelösten Serviceanfragen mit der Lösung und ggf. einem dazu passenden Dokument für den Kunden
  • Ihr Vertrieb kann die KI beim Telefongespräch mitlaufen lassen und die Tipps und Tricks zu Vertriebsstragie, fehlenden Details zu Angeboten und alles andere, was wichtig ist, mitlesen und dem Kunden weitergeben. Wenn ELSA zufrieden ist, lassen Sie sie das Angebot selbst erstellen und die E-Mail mit dem PDF-Angebot als Anhang zum Versenden hochpoppen
  • Ihr Support kann nur durch Sprache im Telefongespräch technische Dokumentationen aufrufen, Fehlerursachen eingrenzen und Youtube-Videos oder technische Zeichnungen und Anleitungen versenden sowie Serviceaufträge annehmen und direkt im ERP durch ELSA anlegen lassen.
• Reporting-Dashboards zum Selbstkonfigurieren
• Dashboards mit Torten, Linien, Balken, KPIs, Listen, Kalendern, Etagenplänen, Grundrissen, Hotspots und vielem mehr
• wiederkehrende Reports zu frei definierbaren Zeiten
• E-Mail-Versand über einen eigenen SMTP-Server oder Microsoft-Exchange
• E-Mail-Empfang über IMAP-Server oder Microsoft-Exchange und Verarbeitung nach Regeln
• Validierung von Telefonnummern auf Existenz
• Validierung von E-Mail-Adressen auf Spam und Existenz
• Blockieren böswilliger Aufrufer
• Kanban-Ansicht mit Regeln für Drag & Drop zwischen Spalten und Zeilen
• Drag & Drop in Listenansichten
• Mehrfachauswahlen in Listenansichten mit Sammelaktionen
• individuelle Aktionen zu jedem Event: Bearbeitung von Feldern im Frontend, Ereignisse im Backend, Datenein- und ausgang über Schnittstellen, Fehlerereignisse
• Schnittstelle zu allen Cloud-Speicheranbietern mit s3-Protokoll
• HTML-Editor
• JSON-Editor
• MQTT-Schnittstelle für das Internt of Things (IoT)

Für Referenzen schauen Sie hier