Stand: 08.06.2026
1. Einleitung
Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie die OPTANIUM GmbH („OPTANIUM“, „wir“, „uns“ oder „unser“) personenbezogene Daten erhebt, verarbeitet, speichert und schützt, wenn Benutzer die clever workplace App („App“) nutzen.
Die App dient der Verwaltung und Buchung von Arbeitsplätzen, Konferenzräumen, Stellplätzen, Ladesäulen und weiteren durch den Auftraggeber bereitgestellten Ressourcen innerhalb von Immobilien.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt unter Beachtung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie weiterer anwendbarer Datenschutzvorschriften.
2. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:
OPTANIUM GmbH
Am Rollgraben 27
61184 Karben
Deutschland
Telefon: +49 60 34 67700-0
Fax: +49 60 34 67700-98
E-Mail: info@optanium.com
Webseite: https://optanium.com
Geschäftsführer: Marcel Nebel
Handelsregister: HRB 98124
Steuernummer: 020 240 81696
Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie uns jederzeit unter info@optanium.com kontaktieren.
3. Kategorien der verarbeiteten Daten
3.1 Buchungsdaten
Die App verarbeitet Buchungsdaten zur Verwaltung von Arbeitsplätzen und sonstigen Ressourcen.
Hierzu gehören insbesondere:
- Buchungsdatum
- Buchungsbeginn
- Buchungsende
- Benutzerkennung
- Kennung des gebuchten Objekts
- Art des gebuchten Objekts (z. B. Arbeitsplatz, Konferenzraum, Stellplatz, Ladesäule)
Diese Daten werden benötigt, um die Nutzung der verfügbaren Ressourcen zu verwalten und Auslastungsstatistiken zu erstellen.
3.2 Benutzerpräferenzen (optional)
Die App kann auf freiwilliger Basis folgende Präferenzen speichern:
- Anzeigename
- Liste bevorzugter Arbeitsplätze
- Liste bevorzugter Kolleginnen und Kollegen
- Anzeigesprache
- Einwilligung zur Auffindbarkeit durch andere Benutzer
- Einstellungen für Push-Benachrichtigungen
Diese Daten dienen der Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit sowie der Förderung der Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens.
3.3 Stammdaten des Mitarbeiters
Zur Nutzung der App werden folgende Stammdaten verarbeitet:
Verpflichtende Angaben
- E-Mail-Adresse
- Passwort (entfällt bei Anmeldung über Microsoft 365 oder andere Single-Sign-On-Verfahren)
Optionale Angaben
- Name
- Abteilung
- Telefonnummer
- Mobiltelefonnummer
- Benutzerstatus (aktiv, inaktiv, blockiert)
- Besondere Buchungsanforderungen (z. B. barrierefreie Arbeitsplätze)
- Datum der ersten Anmeldung
Diese Daten werden benötigt, um Benutzer zu authentifizieren, die Nutzung der App zu ermöglichen und administrative Aufgaben wie Passwortzurücksetzungen oder die Analyse fehlgeschlagener Anmeldungen durchzuführen.
4. Betroffene Personengruppen
Folgende Personengruppen können von der Datenverarbeitung betroffen sein:
- Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Auftraggebers
- Externe Nutzer mit Berechtigung zur Nutzung der App
- Administratoren der App
5. Zwecke der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich zu folgenden Zwecken:
- Bereitstellung und Betrieb der App
- Buchung und Verwaltung von Arbeitsplätzen
- Buchung und Verwaltung von Konferenzräumen
- Buchung und Verwaltung von Stellplätzen
- Buchung und Verwaltung von Ladesäulen
- Erstellung von Auslastungsstatistiken
- Optimierung der Flächennutzung
- Unterstützung von Workplace-Management-Prozessen
- Ermöglichung der Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern
- Benutzerverwaltung und Authentifizierung
- Technischer Support
- Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen
6. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage der folgenden Rechtsgrundlagen gemäß Art. 6 DSGVO:
Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
Die Verarbeitung ist erforderlich, um die Nutzung der App und die Verwaltung von Ressourcen zu ermöglichen.
Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Die Verarbeitung erfolgt zur:
- Optimierung der Arbeitsplatz- und Flächennutzung
- Verbesserung der Zusammenarbeit
- Sicherstellung eines effizienten Immobilienmanagements
- Gewährleistung der IT-Sicherheit
Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
Soweit optionale Funktionen genutzt werden, insbesondere:
- Speicherung von Präferenzen
- Auffindbarkeit durch Kollegen
- Push-Benachrichtigungen
erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage der freiwilligen Einwilligung des Benutzers.
7. Auswertungen und Statistiken
Die in der App erfassten Buchungsdaten können zur Erstellung von Auslastungsstatistiken verwendet werden.
Zweck dieser Auswertungen ist insbesondere:
- die Optimierung der Flächennutzung,
- die Identifikation ungenutzter Ressourcen,
- die Planung zukünftiger Arbeitsplatzkapazitäten,
- die Reduzierung von Miet- und Betriebskosten.
Soweit möglich, werden statistische Auswertungen anonymisiert oder aggregiert erstellt.
8. Empfänger personenbezogener Daten
Personenbezogene Daten werden nur insoweit an Dritte übermittelt, wie dies zur Erfüllung der Zwecke der App erforderlich ist.
Empfänger können insbesondere sein:
- Hosting- und Cloud-Dienstleister
- E-Mail-Dienstleister
- Push-Benachrichtigungsdienste
- IT-Dienstleister des Auftraggebers
- Gesetzlich berechtigte Behörden
Eine Weitergabe zu Werbezwecken erfolgt nicht.
9. Speicherung und Löschung
Die Übertragung personenbezogener Daten erfolgt verschlüsselt mittels SSL/TLS-Technologie.
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Bereitstellung der App oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.
Wird innerhalb der App die Funktion „Abmelden“ genutzt, werden sämtliche lokal auf dem Endgerät gespeicherten personenbezogenen Daten gelöscht.
Serverseitig gespeicherte Daten werden entsprechend der Vorgaben des Auftraggebers oder gesetzlicher Aufbewahrungspflichten gelöscht.
10. Datenübermittlung in Drittländer
Die Datenverarbeitung erfolgt grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums.
Sofern Dienstleister außerhalb der Europäischen Union eingesetzt werden, erfolgt dies ausschließlich unter Einhaltung der Anforderungen der Art. 44 ff. DSGVO.
11. Datensicherheit
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch oder unberechtigtem Zugriff zu schützen.
Hierzu gehören insbesondere:
- SSL/TLS-Verschlüsselung
- Rollen- und Berechtigungskonzepte
- Authentifizierungsverfahren
- Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse
- Datensicherungen
- Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen
12. Rechte der betroffenen Personen
Betroffene Personen haben insbesondere folgende Rechte:
- Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO
- Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO
- Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
- Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
- Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
- Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO
- Widerruf einer erteilten Einwilligung
Zur Ausübung dieser Rechte kann jederzeit eine Nachricht an info@optanium.com gesendet werden.
13. Beschwerderecht
Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
Zuständige Aufsichtsbehörde für die OPTANIUM GmbH ist insbesondere:
Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 3163
65021 Wiesbaden
Deutschland
Webseite: https://datenschutz.hessen.de
14. Werbung
Die App ist werbefrei.
Personenbezogene Daten werden weder verkauft noch für Werbezwecke, Profiling oder Marketingmaßnahmen verwendet.
15. Datenschutzbeauftragter
Die OPTANIUM GmbH ist derzeit gesetzlich nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen.
Datenschutzanfragen können direkt an info@optanium.com gerichtet werden.
16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn dies aufgrund technischer, rechtlicher oder organisatorischer Änderungen erforderlich wird.
Die jeweils aktuelle Version wird innerhalb der App oder auf der zugehörigen Webseite veröffentlicht.
17. Kontakt
OPTANIUM GmbH
Am Rollgraben 27
61184 Karben
Deutschland
Telefon: +49 60 34 67700-0
Fax: +49 60 34 67700-98
E-Mail: info@optanium.com
Webseite: https://optanium.com
Geschäftsführer: Marcel Nebel
Handelsregister: HRB 98124
Steuernummer: 020 240 81696